Drie manieren waarop digitaal contractmanagement de technologische competenties in de bouwsector kan vergroten.

Contracten handmatig beheren kan ongelooflijk tijdrovend zijn, omdat medewerkers vaak verschillende contracten en hun voorwaarden moeten opvolgen en ervoor moeten zorgen dat ze terdege worden herzien en verlengd.

Contractbeheersoftware maakt komaf met de rompslomp van papieren contracten en verbetert het proces van creatie tot voltooiing en alles daartussenin. Het helpt u bovendien de focus te verleggen naar wat het belangrijkst is in het bedrijfsleven: vertrouwensrelaties opbouwen.
Business Process Automation (BPA) verbetert het digitale contractbeheer nog meer door terugkerende dagelijkse taken te stroomlijnen en te automatiseren. Het maakt gebruik van ingebouwde besluitvorming op basis van regels die u als gebruiker definieert en van acties om informatie naar de juiste persoon te sturen. Die twee systemen werken naadloos samen, wat de bedrijfsefficiëntie ten goede komt.

Het contract tussen een opdrachtgever en een aannemer is de basis van elk succesvol bouwproject. Omdat zo’n projecten vaak omvangrijk en complex zijn, is het belangrijk dat bouwbedrijven — waar het kan — tijd en middelen besparen. Een switch naar digitaal contractbeheer kan de productiviteit makkelijk én aanzienlijk opdrijven.

Digitaal contractbeheer kan de eerste stap zijn in een gefaseerde aanpak om nieuwe technologie te implementeren en om bedrijfsprocessen over de hele lijn te stroomlijnen. Het kan er uiteindelijk toe leiden dat organisaties zich beter gaan voorbereiden op de invoering van nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI), die bouwbedrijven helpen om de kosten verder te verlagen en hun marges te verbeteren.

Konica Minolta zet voor u de drie fasen van een technologische transformatie op een rijtje, die beginnen bij geautomatiseerd digitaal contractbeheer.
 

1. Het ideale startpunt voor digitale transformatie 

Digitale transformatie betekent dat bedrijven in verschillende bedrijfstakken handmatige processen elimineren ten gunste van nieuwe gedigitaliseerde workflows. Maar het enorme volume en de verscheidenheid aan potentiële transformatie-initiatieven kan genoeg zijn om een organisatie lam te leggen. Starten op één gebied is de beste manier om nieuwe technologie te implementeren. Het helpt werknemers om hun koudwatervrees te overwinnen en zelf te ontdekken hoe technologie hun werk makkelijker maakt.

Voor bouwbedrijven is digitaal contractbeheer het startpunt bij uitstek, omdat het helpt om een belangrijk pijnpunt op te lossen. De conformiteit, contractcyclustijden, vernieuwingspercentages en inkomsten worden allemaal aanzienlijk verbeterd als u contracten digitaal opmaakt. Het systeem verzendt namelijk automatisch meldingen van deadlines, goedkeuringen en wijzigingen, zodat u nooit belangrijke data en cruciale momenten mist.

Intussen kunnen medewerkers die voorheen verantwoordelijk waren voor contractbeheer hun tijd vrijmaken voor interessanter of creatiever werk: contact leggen met nieuwe aannemers, onderhandelen over nieuwe relaties en kostenbesparingen of efficiëntieverbeteringen voor het bedrijf uitwerken.
 

2. Uitbreiding van digitale systemen zorgt voor nóg meer verbetering

Contractbeheer is niet het enige proces dat geautomatiseerd kan worden om dividenden te betalen. Bouwbedrijven kunnen het proces automatiseren van het beheer van verzekeringen en accreditaties, het maken en beheren van projectdocumentatie, en interne communicatie en samenwerking. 

We zien dat bouwbedrijven nog steeds omslachtige, ‘papieren’ processen gebruiken voor activiteitsverslagen van werven en voor prijsschattingen en offertes. Wanneer men deze processen digitaliseert en automatiseert, levert dat aanzienlijke voordelen op. Door te starten bij de automatisering van hun contractbeheer kunnen bouwbedrijven hun vaardigheden op dit gebied verder uitbouwen en het vertrouwen winnen om nieuwe technologieën te implementeren én bestaande technologieën toe te passen op nieuwe bedrijfsprocessen.
 

3. Het pad effenen voor de technologie van de toekomst 

In deze fase worden de transformaties verder uitgebouwd met technologische initiatieven, zodat bouwbedrijven meer tijd krijgen om werk te doen dat écht belangrijk is.

Technologische ontwikkelingen en zelfs bestaande technologieën zoals het Internet of Things (IoT), Industrial Internet of Things (IIoT), AI, Building Information Modeling (BIM) zullen veel gemakkelijker te overwegen, te begrijpen en te implementeren zijn als bouwbedrijven eenmaal een basis van technologisch begrip hebben opgebouwd met oplossingen voor contractbeheer.

Hoewel deze verbeteringen misschien klinken als toekomstmuziek, toch kan geautomatiseerd contractbeheer vandaag al een tastbaar voordeel voor uw bedrijf opleveren. Het contractbeheer van Konica Minolta maakt eenvoudige toegang en actuele informatie mogelijk door elk contract te centraliseren op één plek, ongeacht de procesfase. Elk contract wordt getraceerd en geregistreerd, en daarna automatisch verzonden ter goedkeuring. Zo bespaart u kostbare tijd en middelen.

Neem vandaag nog contact op met het team van Konica Minolta en ontdek hoe we ook uw bouwbedrijf kunnen helpen om digitaal te transformeren.