6 tips voor uw jaarlijkse digitale schoonmaak

“Is gegevensopslag werkelijk zo belastend voor het milieu?”, horen we u denken. Best wel, en we staven het even met een voorbeeld: 3.500 e-mails van elk 5 megabyte opslaan produceert evenveel CO₂ als een kilometer rijden met een compacte EV. Nog eentje: tv-bedrijf France Télévisions berekende dat een werknemer met een gemiddeld e-mailverkeer elke dag evenveel broeikasgassen produceert als iemand die elf kilometer met de auto rijdt. Volgens het Duitse tijdschrift Oekotest is een e-mail zelfs net zo schadelijk voor het klimaat als een plastic zak.

Overbodige digitale gegevens nemen dus niet alleen opslagruimte in beslag, ze maken ook uw zoektocht naar het juiste document moeilijker én verbruiken onnodige energie. Doe dus uw voordeel met de volgende zes tips voor uw digitale schoonmaak:
 

1.    Kies niet voor lokale opslag: deel uw bestanden in de cloud

Door bestanden te delen in de cloud — zoals op SharePoint Online — hebt u slechts één versie nodig die met iedereen wordt gedeeld. Indien nodig kunt u op elk moment oudere versies terugzetten. Omdat deze in gecomprimeerde vorm in de back-up worden opgeslagen, nemen ze minder ruimte in.

Vaak geven meerdere mensen input voor bijvoorbeeld een PowerPoint-presentatie. Zonder SharePoint Online stelt iedereen zijn eigen bestand op, terwijl u ze uiteindelijk toch weer moet samenvoegen. Dit verbruikt uiteraard meer opslagruimte dan wanneer iedereen aan één bestand in SharePoint Online zou werken. Met meerdere mensen aan hetzelfde document sleutelen zorgt ook voor minder verwarring: iedereen weet aan het einde perfect welke versie de juiste is.
 

2.    Stuur geen bijlagen in e-mails: werk met koppelingen

Als u e-mails verstuurt, kunt u in plaats van een bestand als bijlage toe te voegen beter de documenten rechtstreeks als link delen vanuit OneDrive of SharePoint Online. Geef de ontvangers rechtstreeks toegang tot de documenten voor u uw e-mail verstuurt, zo bespaart u volume bij het verzenden (er hoeft geen gedupliceerd document naar elke ontvanger te gaan) en moeten ontvangers geen bijlagen downloaden.

Dit werkt even goed bij het delen van documenten met externen als met collega’s. Intern schakelt u sowieso beter over op teamchats in plaats van e-mails te versturen, want dan weet iedereen meteen of een bericht of document ontvangen en gezien is. Net als bij e-mails is het beter om geen bijlagen te uploaden, maar te werken met koppelingen op OneDrive en SharePoint Online.
 

3.    Stel automatische verwijdering in

Tenzij u per se alle opnames van uw Microsoft Teams-vergaderingen wilt bijhouden, is het slim om automatische verwijdering in te stellen. Opnames worden dan automatisch na 60 dagen gewist uit Microsoft Stream. U krijgt op de bewuste dag een e-mail met de boodschap dat de opname is verwijderd, maar meteen terugzetten is mogelijk.

U kunt bovendien alle documenten in SharePoint Online na een bepaalde periode automatisch laten verwijderen, al moet u dit wel even handmatig instellen. SharePoint Online verwijdert na verloop van tijd dan weer automatisch alle documenten die u in de prullenbak gooide.
 

4.    Schrijf u uit op ongewenste nieuwsbrieven

Zorg ervoor dat u zich uitschrijft voor ongewenste of ongevraagde nieuwsbrieven en verwijder onmiddellijk alle onnuttige nieuwsbrieven die al op uw systemen zijn opgeslagen. Denk ook even na voor u zich op nieuwsbrieven abonneert: wie minder troep verzamelt, moet minder troep ruimen.
 

5.    Spoor veelvraten op

U sleurt wellicht heel wat irrelevante oude bestanden mee op uw pc of mobiele apparaten, op een gedeelde server, in de cloud of in uw e-mailprogramma of andere berichtenapps. Maak daarom regelmatig uw downloadmappen leeg: welke items wilt u bewaren en dus archiveren en welke mogen weg? Dit is vooral belangrijk bij grotere veelvraten, zoals afbeeldingen en video's, maar vergeet ook de kleinere bestanden niet.
 

6.    Voorkom onnodige wettelijke risico's

Er is ook een juridisch aspect verbonden aan datachaos. Zo kunnen oude, overbodige persoonsgegevens van derden uw organisatie blootstellen aan onnodige wettelijke risico's. Zijn deze gegevens wel in overeenstemming met de GDPR-wetgeving? Spoor ze op en maak er korte metten mee!

Een deskundige IT-ondersteuningspartner helpt u graag met uw dataschoonmaak. Als geaccrediteerd Microsoft Cloud Solution Partner kan Konica Minolta ervoor zorgen dat u optimaal gebruik maakt van de Microsoft 365-suite van digitale apps en tools (waaronder SharePoint Online, Teams en OneDrive). We helpen u zo efficiënt mogelijk te werken; zo voorkomt u de problemen die het gevolg zijn van een chaotische gegevensopslag.

Heeft u nog vragen over uw digitale cleanup? Neem dan snel contact met ons op!