Governance, risicobeheer en interne controlemechanismen

Zakendoen op basis van transparantie, vertrouwen en verantwoordelijkheid

Van een simpele handdruk tot een complex contract: onze manier van zakendoen is altijd gebaseerd op vertrouwen en wederzijds begrip. De wet- en regelgeving wordt steeds complexer, en ook het tempo, de dynamiek en de complexiteit in de commerciële wereld neemt toe. Als gevolg daarvan is de behoefte aan ethische, verantwoorde bedrijfspraktijken en robuuste governanceprocessen nog groter geworden.

 

We stellen verantwoorde en ethische bedrijfspraktijken centraal in ons bedrijf

Door op duurzame en ethische wijze zaken te doen, streven we ernaar om in gelijke mate economische, ecologische en maatschappelijke waarde te creëren. We streven ernaar een bedrijf te zijn dat zich inzet voor het oplossen van maatschappelijke en milieuproblemen terwijl we tegelijkertijd als bedrijf groeien.

Corporate governance

Corporate governance is een integraal onderdeel van onze organisatie en stelt ons in staat om effectief, efficiënt en volledig in overeenstemming met interne en externe regels en voorschriften zaken te doen. Corporate governance binnen ons bedrijf waarborgt:
 

• Adequate informatie en communicatie

• Effectief beleid en effectieve procedures om zaken te doen

• Duidelijke spreiding van bevoegdheden

• Effectieve en efficiënte monitoring

• Een transparante en succesvolle pan-Europese managementstructuur

Het omvat:
 

• Een intern controlesysteem dat management en organisaties ondersteunt bij het bereiken van hun bedrijfsdoelstellingen

• Een risicobeheersysteem dat helpt bij het navigeren in een uitdagende wereldwijde bedrijfsomgeving en tegelijkertijd het signaleren van kansen

• Een compliance-managementsysteem dat ervoor zorgt dat we goed 'zakelijk burgerschap' vertonen

Middels een sterke en transparante governance passen we duurzame en verantwoorde bedrijfspraktijken toe, vervullen we onze maatschappelijke verantwoordelijkheden en bereiken we onze milieudoelstellingen.

Kader voor zakendoen

Ons kader voor zakendoen bestaat uit een robuust systeem van beleid en procedures die ons helpen te ondernemen in een economische, politieke en maatschappelijke omgeving die continu verandert. Het kader omvat onder andere:
 

• Mensenrechtenbeleid

• Gedragscode voor leveranciers

• AI-beleid

• Antiwitwasbeleid

• Beleid inzake fraude-/corruptiebestrijding

• Klokkenluidersregeling

• Beleid inzake gezondheid en veiligheid op het werk

• Beleid inzake gegevensbescherming en AVG

Bovendien zorgen effectieve exportcontroleprocedures ervoor dat we de geldende sancties en embargo's naleven.

 

We hebben een transparant en verantwoorde bedrijfsvoering

We bewaken en beheren ons bedrijf op basis van een effectief rapportagesysteem en een uitgebreide, efficiënte vergaderstructuur:
 

• Lokale managementvergaderingen op het niveau van nationaal opererende bedrijven (NOC's) en van Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH worden aangevuld met regionale vergaderingen op clusterniveau of op het niveau van zogenaamde virtuele NOC's

• Pan-Europese overleggen als onderdeel van belangrijke nationale vergaderingen

• Vergaderingen van de Raad van bestuur en conferenties voor het Europees management

Een adequaat beleid en adequate richtlijnen inzake bevoegdheden zorgen ervoor dat het besluitvormingsproces duidelijk en transparant is, dat alle noodzakelijke partijen erbij worden betrokken en dat beslissingen door de juiste mensen op het juiste moment worden genomen.

We zijn de eigenaar of de meerderheidsaandeelhouder van bijna alle Europese dochterondernemingen van Konica Minolta. Om onze aandeelhoudersrechten en -verplichtingen correct uit te voeren, zijn we vertegenwoordigd in alle raden van bestuur van de desbetreffende Europese dochterondernemingen. Onze plichten en verplichtingen worden gezamenlijk beheerd en gehandhaafd door de dochterondernemingen en het Europese hoofdkantoor.

Compliance voorop

Net als de vorige CEO's, eist ook onze huidige CEO, Tom Taiko, "Compliance First".

Compliance is een integraal onderdeel van de manier waarop we zakendoen en hoe we omgaan met onze belanghebbenden. We streven er voortdurend naar om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving, en van potentiële uitdagingen en problemen. We doen dit via:
 

• Driemaandelijkse compliancerapportage

• Een robuust netwerk van personen die verantwoordelijk zijn voor compliance in elke dochteronderneming

• Nauwe afstemming met de Konica Minolta, Inc. Corporate Compliance Group

• Regelmatige uitwisselingen met de Regional Compliance Coordinators van Noord- en Zuid-Amerika, APAC en Australië

Ons uitgebreide online compliance-trainingsprogramma, dat jaarlijks moet worden afgerond, vormt de ruggengraat van ons compliance-managementsysteem.

Interne controlemechanismen

Effectieve interne controlemechanismen garanderen transparantie, een verantwoorde bedrijfsvoering en helpen bij het bereiken van bedrijfsdoelstellingen en het succesvol beheren van organisaties. We doen het volgende om ons systeem van interne controles te blijven verbeteren:
 

• Het jaarlijkse J-SOX-complianceproces (interne controles voor financiële verslaglegging)

• De jaarlijkse interne controle 'Zelfevaluatie', uitgevoerd in nauwe samenwerking met Konica Minolta, Inc.

Risico's en kansen

 

We onderhouden een risicobeheersysteem (in lijn met Konica Minolta, Inc.) dat een kader biedt voor ons Europese hoofdkantoor bij het beheren van belangrijke risico's, terwijl het onze dochterondernemingen voldoende onafhankelijkheid geeft om risico's te identificeren, te documenteren en aan te pakken.

Risico's worden tweemaal per jaar geanalyseerd en de eventueel genomen maatregelen worden eenmaal per kwartaal herzien en waar nodig aangepast.

We erkennen dat risico's en kansen twee kanten van dezelfde medaille zijn en zien risicobeheer niet alleen in een preventieve context, maar ook als een effectief instrument om proactief kansen te signaleren. Dankzij onze risicobeheerprocessen kunnen we bewuste beslissingen nemen waarin risico's zijn meegewogen.