Veel organisaties werken tegenwoordig grotendeels digitaal, maar documenten printen blijft vaak onmisbaar. Contracten, loonfiches of juridische stukken: het gaat meestal om informatie die u absoluut niet in verkeerde handen wilt laten vallen.
Toch is de printer in veel bedrijven nog steeds een zwakke plek. Documenten blijven onbeheerd in de uitvoerbak liggen of worden zonder enige toegangscontrole geprint. Secure printing biedt de oplossing om dit risico weg te nemen.
Wat verstaan we onder secure printing?
Secure printing is een verzamelnaam voor functies die ervoor zorgen dat printopdrachten alleen worden uitgevoerd wanneer de juiste gebruiker zich identificeert en geautoriseerd is. Het doel is simpel: voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke documenten.
Belangrijke kenmerken van secure printing zijn onder andere:
- Authenticatie: gebruikers moeten zich identificeren via een pincode, pasje of biometrie.
- Follow-me printing: een printopdracht komt pas uit de printer nadat de gebruiker zich fysiek heeft aangemeld.
- Encryptie: data wordt versleuteld verzonden en opgeslagen.
- Logging: alle printactiviteiten worden geregistreerd en zijn inzichtelijk voor audits en compliance.
Waarom is secure printing onmisbaar?
Onbeveiligd printen kan leiden tot datalekken, reputatieschade en problemen met AVG/GDPR. Secure printing verkleint deze risico’s aanzienlijk en zorgt dat vertrouwelijke documenten alleen bij de juiste persoon terechtkomen.
Door functies als authenticatie, follow-me printing, encryptie en logging te combineren, verandert printen van een kwetsbaar proces in een gecontroleerd en veilig onderdeel van uw digitale werkplek.
Secure printing als onderdeel van uw kantoor
Een veilige printomgeving staat niet los van de rest van uw werkplek. Beveiligd printen maakt deel uit van een bredere aanpak:
- Documentmanagement en workflow-automatisering: veilige opslag en digitale verwerking van documenten.
- Cloudintegratie: veilig printen vanuit Microsoft 365, SharePoint of Google Drive.
- Hybride werken: medewerkers kunnen ook op afstand veilig printen via mobiele apparaten of cloudservices.
- Duurzaamheid: minder onnodige prints en efficiënter gebruik van middelen.
De volgende stap naar veilig en slim printen
Secure printing voorkomt dat gevoelige documenten onbeheerd in de printer blijven liggen of dataverkeer onbeschermd door het netwerk gaat. Door authenticatie, encryptie en logging wordt printen een gecontroleerd proces dat bijdraagt aan veiligheid, compliance en efficiëntie.
Wilt u uw organisatie beter beschermen? Neem contact op en ontdek hoe onze beveiligde printoplossingen u helpen controle te houden over gevoelige bedrijfsdocumenten.
