In ons professionele leven krijgen we vaak te maken met een overload aan taken en een beperkte tijd om deze taken tot een goed einde te brengen. Het foutief inschatten van de nodige tijd voor taken, leidt onvermijdelijk tot chaos.

De oplossing voor dit probleem klinkt heel eenvoudig: time management. Maar zelfs met een stapel handboeken en cursussen, worstelen heel wat mensen om dit toe te passen op hun dagelijkse professionele leven. Met deze blog willen we u graag dat extra duwtje in de rug geven om met time management aan de slag te gaan en uw dagelijkse taken tot een goede einde te brengen. U komt meer te weten over wat time management precies is, wat de voorwaarden zijn en welke methoden u kan toepassen.

Het belang van time management

We hebben maar 24 uur in een dag, waarvan we gemiddeld zo’n 8 uur werken. Dit is een belangrijk aandachtspunt bij het voorbereiden van uw volgende werkdag. Binnen deze tijd dient u al uw vooropgestelde to do’s uitgevoerd te hebben zonder dat u uw zaken uitstelt, deadlines mist of overuren maakt. Het is dan ook vanzelfsprekend dat u uw taken zo goed mogelijk dient te plannen om alles tot een goed einde te kunnen brengen.
Time management kan u daarbij helpen en houdt simpelweg ‘het plannen en organiseren van de tijd die u nodig heeft voor het uitvoeren van uw opdrachten’ in. Het biedt u de kans om slimmer en efficiënter te werken zodat u al het gewenste kan uitvoeren in minder tijd, zonder enige vorm van stress of kwaliteitsverlies van uw werk.
Om het concept time management te introduceren in uw professionele leven is ook tijd nodig. Dit klinkt misschien paradoxaal, maar u leert het pas efficiënt toe te passen wanneer u er elke dag een klein beetje meer in verdiept. Daarnaast is time management ook een kwestie van discipline. Zelfs de beste time management-tips en technieken helpen niet wanneer u ze niet herhaaldelijk toepast.

Time management technieken

Er bestaan heel wat methodes om aan time management te doen, maar om het u wat makkelijker te maken, zetten we er even enkele voor u op een rijtje:
 

• Getting Things Done

Deze time management tip van David Allen stelt dat om zowel productief als ontspannen te zijn, u het beste alle uit te voeren taken kan opschrijven zodat u niets vergeet. Vervolgens gaat u over naar de volgende stappen: het verduidelijken, organiseren, reflecteren en uitvoeren. U deelt daarbij uw taken in volgens specifieke criteria. U kan bijvoorbeeld beginnen met de taken die u in twee minuten of minder kan uitvoeren.  Deze voert u dan ook meteen uit. Daarna bent u vrij om aan de grotere taken op uw lijstje te beginnen.
 

• Het Pareto-principe

Deze techniek staat ook wel bekend als de 80/20-regel en stelt dat ongeveer 80% van de gevolgen voortkomt uit 20% van de oorzaken. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat activiteit en productiviteit niet hetzelfde betekenen. Niet elke vorm van activiteit leidt tot resultaat.
Het Pareto-principe zegt dat 20% van uw taken zorgt voor 80% van uw resultaten. Het is verleidelijk om ervan uit te gaan dat als u zich focust op de 20% alleen, dat u snel aan uw vooropgestelde resultaten komt, maar helaas gaat die 20% vaak over complexere taken, opdrachten die uw aandacht vereisen. De andere 80% van uw taken leveren slechts 20% van de resultaten op. Dat betekent dat ze minder belangrijk zijn dan andere activiteiten.
U stelt dus een takenlijstje op met een verdeling tussen 20% en 80% taken en u start dan met het afwerken van de 20%-opdrachten. Die zijn de belangrijkste, daarna schakelt u over op de minder belangrijke taken. Zo zet u uw tijd het meest efficiënt in en haalt u de beste resultaten.
 

• De ABC-analyse of ABC-methode

Met deze time management methode evalueert u alle taken volgends de ABC-criteria en verdeelt u ze zo over uw werkdag. De A-taken zijn erg belangrijk, waardevol en kunnen enkel door u zelf uitgevoerd worden. B-taken zijn toekomstige taken die gedeeltelijk kunnen worden gedelegeerd en creëren waarde. C-taken kosten veel tijd en hebben weinig toegevoegde waarde.
De not-to-do-lijst
Deze techniek helpt u bij het stellen van prioriteiten en bestaat uit drie stappen:

1. Schrijf de 25 belangrijkste doelen op.
2. Zoek in die lijst de vijf doelen die echt belangrijk zijn.
3. Streep de andere 20 door.

U kunt zich vervolgens helemaal focussen op de vijf belangrijkste doelen.
 

• De Eisenhower Matrix

Deze methode helpt bij het prioriteren en delegeren van uw to do’s. De techniek stelt dat taken belangrijk of niet belangrijk en dringend of niet dringend kunnen zijn. Degenen die belangrijk en dringend zijn, voert u meteen uit. Taken die urgent, maar niet zo belangrijk zijn, delegeert u en opdrachten die niet dringend, maar wel cruciaal zijn, plant u in op een gepast tijdstip. De opdrachten die als laatste aan bod komen, zijn degene die niet dringend en minder belangrijk zijn.
 

• De Pomodoro-techniek

Dit is een time management methode waarbij u tijdens het uitvoeren van bepaalde taken een pauze inlastop regelmatige tijdstippen. Dergelijke pauzes zorgen ervoor dat we flexibel en mentaal sterk blijven tijdens het werken.
 

• Het ‘stille uur’

Deze time management methode gaat over geconcentreerd werken met rust als de grote vereiste. Elke onderbreking zoals een rinkelende telefoon, het checken van e-mails, collega’s die een snelle vraag stellen, vertraagt alles waar u mee bezig bent. De bedoeling van deze techniek is met andere woorden om een uurtje stilte in te plannen zodat u zich volledig kan concentreren op uw taken.
 

• De 18-minutenregel

Dit concept is ontworpen om u te helpen uw hele leven beter te organiseren. Het duurt slechts 18 minuten per dag, namelijk 5 minuten ‘s ochtends om de werkdag te plannen, 5 minuten na het werken om uw prestaties te evalueren. De resterende 8 minuten plant u telkens in na elk werkuur van de dag om de productiviteit van het voorbije werk te evalueren. Hoe meer we ons bewust zijn van dergelijke zaken, hoe beter we onze tijd zullen invullen.
 

• Pickle jar theory

Deze time management tip is een visuele metafoor om u duidelijk te maken hoe belangrijk het is om uw dagelijkse taken correct te plannen om alles tot een goed einde te kunnen brengen. Het gaat als volgt: u heeft een pickle jar of augurkenpot die staat voor uw werkdag en wat zand, kiezels en keien die uw verschillende taken voorstellen. Het zand staat voor alle storende, kleine zaken die steeds voorbijkomen, de kiezels voor de dagelijkse taken en de keien voor de belangrijke taken die een grote impact hebben.
Om alles klaar te spelen op uw werkdag, moet u keuzes maken en de volgorde van uw taken bepalen. U bent daarbij geneigd om als eerste te reageren op de kleine, storende taakjes (het zand), gevolgd door de dagelijkse opdrachten (kiezels) en pas op het einde komen de belangrijke zaken (keien) aan bod waardoor u in tijdsnood komt (de keien passen niet meer in de pot).
Past u de juiste volgorde toe in het uitvoeren van uw taken – met andere woorden: u voert alle taken in de omgekeerde volgorde uit (eerst de keien, dan de kiezels, en dan pas het zand) - dan krijgt u alles op tijd klaargespeeld. De volgorde waarin u uw opdrachten plant, heeft dus een rechtstreekse impact op het tijdig en efficiënt uitvoeren van uw taken.
Welke methode u ook kiest, u kan steeds beroep doen op enkele handige time management tools om u te helpen bij het juist inplannen en tijdig uitvoeren van al uw taken. Outlook is bijvoorbeeld een goede time management tool die u zeker wel kent, maar u was er zich misschien niet bewust van dat het programma ook kan bijdragen tot een efficiënt tijdsbeheer.
 
Heeft deze blog uw interesse gewekt en zou u time management graag in de praktijk toepassen? Meld u dan aan voor het webinar ‘Verhoog uw persoonlijke productiviteit’ van dinsdag 13 april of dinsdag 15 juni. Deze infosessies worden georganiseerd door Aurelium, IT Services by Konica Minolta.