Contracten digitaal beheren - met geautomatiseerde processen

Meer transparantie, minder kosten

Een intelligente aanpak: Digitaal contractbeheer


Het is niet eenvoudig om contracten te beheren. Of het nu gaat om contracten met klanten, leveranciers, partners of medewerkers, zelfs schijnbaar onschuldige fouten kunnen leiden tot boetes voor niet-naleving, gemiste kansen en kostbare juridische audits. De uitdagingen en kwetsbaarheden die gepaard gaan met papieren, handmatige processen verhogen het risico dat dergelijke problemen zich voordoen.

Of u nu betrokken bent bij het beheer van contracten, raamovereenkomsten, licentie- of onderhoudsovereenkomsten of eenvoudigweg de verplichtingen die daaraan verbonden zijn, het digitaal vastleggen van alle documenten die bij een enkel contract horen (inclusief e-mails, logboeken, enz.) biedt een belangrijke basis voor een betere controle en zichtbaarheid. 


Met het geautomatiseerde proces- en databasesysteem kunt u uw contracten efficiënter beheren, uw controle, inkoop en archivering organiseren en uw processen automatiseren.

Contractbeheer

Contractbeheer

Digitalisering van contracten

Beheer uw bedrijfsbrede contractdocumenten eenvoudig en effectief. Door het digitaliseren van contracten wordt het papier volledig uit het proces verwijderd. Dit vereenvoudigt de opslag en het terugvinden van contracten door ze op te slaan in één centrale database. Dankzij de Konica Minolta's contractbeheertools beschikt u nu over alle informatie die u nodig hebt - van het zoeken naar tekst en volledige contractinhoud tot de analyse van alle relevante contractparameters - binnen handbereik.

En dankzij functies zoals de volledige weergave van alle documenten in een uniform systeem en het automatisch genereren van herinneringen, verliest u nooit meer de contractvoorwaarden of -termijnen uit het oog. Dit alles betekent dat u gemiste deadlines voor altijd achter u kunt laten en optimaal kunt profiteren van de contractvoorwaarden.

Hardware
Multifunctionals van Konica Minolta

Met een multifunctional van Konica Minolta is het kinderspel om papieren documenten om te zetten in elektronische bestanden. Integratie van multifunctionals in de digitale bedrijfsprocessen, in combinatie met ECM-software, maakt het mogelijk om de inkomende poststukken te digitaliseren en rechtstreeks te verzenden naar de verantwoordelijke medewerkers. De software leest de inhoud van de documenten in en voegt de informatie rechtstreeks in de elektronische verzending.

Software
Konica Minolta Software

Ontdek hoe Konica Minolta softwareproducten u kunnen helpen uw processen te verbeteren. Op maat van uw bedrijf kunt u uw printservices efficiënt beheren en de bijbehorende kosten verlagen, de efficiëntie verhogen door digitale workflows te implementeren en de beveiliging van documenten te verbeteren. Dankzij hun volledige modulariteit zijn onze oplossingen schaalbaar en kunnen ze worden geconfigureerd om aan uw zakelijke behoeften te voldoen.

Services
Meer dan afdrukken!

Gestructureerde bedrijfsprocessen en een veilige IT-infrastructuur zijn essentieel om concurrerend te blijven in de huidige markten. Met onze zakelijke dienstverlening ondersteunen wij u bij het optimaliseren van uw informatieprocessen binnen uw bedrijf. Naast consultancy omvat ons portfolio ook de implementatie van de noodzakelijke printinfrastructuur als onderdeel van onze Managed Print Services. Uiteraard ondersteunen wij u ook bij de installatie van software, de analyse van uw printworkflows en de verhoging van de printerveiligheid in uw bedrijf.

Contracten digitaal beheren - met geautomatiseerde processen

Contracten digitaal beheren - met geautomatiseerde processen

Altijd goed geïnformeerd zijn met een systeem

Bijna elk bedrijf worstelt met contractbeheer. Het is een vaak omslachtig en onoverzichtelijk proces, dat centraal wordt uitgevoerd. De gebruikers van de contractueel overeengekomen diensten werken echter vaak op gespecialiseerde afdelingen. Ook is het lastig om lopende contracten te evalueren of einddatums voor aanpassing of opzegging in de gaten te houden. En als uw bedrijf ook nog meerdere vestigingen heeft, kan zomaar ongemerkt de opzegdatum van een contract voorbijgaan en wordt het contract automatisch (en ongewild) verlengd. Dat levert niet alleen stress op, maar ook vermijdbare kosten.


Er is een eenvoudige oplossing: digitaal contractbeheer. Daarmee behoudt u het overzicht over alle taken en belangrijke datums voor uw lopende contracten. Verantwoordelijke medewerkers krijgen ruim van tevoren een melding dat zij contracten moeten evalueren en aanpassen. Uw voordeel? Grotere transparantie en lagere kosten.

Contractdata en -termijnen onder controle

Contractdata en -termijnen onder controle

Contractbeoordeling op de datum incl. betrokkenheid van de verantwoordelijke medewerkers

Contractbeoordeling op de datum incl. betrokkenheid van de verantwoordelijke medewerkers

Vermindering van het aantal papierladen

Vermindering van het aantal papierladen

Eliminatie van meervoudige archiveringssystemen

Eliminatie van meervoudige archiveringssystemen

Veilige centrale opslag van alle contractdocumenten, inclusief de bijbehorende versiestatus van de documenten

Veilige centrale opslag van alle contractdocumenten, inclusief de bijbehorende versiestatus van de documenten

Kostprijsverlaging door het naleven van contractbeëindigingsdata

Kostprijsverlaging door het naleven van contractbeëindigingsdata

Een centraal digitaal archiveringssysteem voor alle medewerkers die betrokken zijn bij het proces

Een centraal digitaal archiveringssysteem voor alle medewerkers die betrokken zijn bij het proces

Get in touch

Get in touch