Konica Minolta

Uitdagingen in systeembeheer en IT-management: wat valt er tussen wal en schip?

Uitdagingen in systeembeheer en IT-management: wat valt er tussen wal en schip?

Tot een aantal jaren geleden was IT bijzaak. Vandaag de dag speelt het een steeds grotere strategische rol en bepaalt het de toekomst van elk bedrijf. Een optimaal ingerichte IT-infrastructuur is namelijk de basis voor een goed functionerende organisatie.

Dat het niet eenvoudig is om een IT-infrastructuur te beheren, weet u maar al te goed. Terwijl u overspoeld wordt door vragen van collega's, probeert u het hoofd boven water te houden en het grote geheel niet uit het oog te verliezen. Het is moeilijk om over alles de controle te behouden en daardoor valt er in IT-management en systeembeheer wel eens iets tussen wal en schip.

Kortom: u staat voor heel wat uitdagingen, zowel op operationeel als op strategisch vlak.

Grote hoeveelheid supportaanvragen

Kent u dat? Tijdens uw werkdag loopt uw mailbox vol met vragen van gebruikers en komt er af en toe eens een collega aan uw bureau staan met een probleem dat dringend opgelost moet worden. Om uw collega’s (en het management) tevreden te houden, probeert u er zo snel mogelijk werk van te maken. Maar voor u het beseft is de werkdag voorbij en heeft u niet kunnen doen wat u eigenlijk wilde doen. Door de grote hoeveelheid aan supportaanvragen, heeft u geen tijd meer om structurele oplossingen uit te denken en te implementeren en schuift systeembeheer naar de achtergrond.

Administratieve taken kosten te veel tijd

Om de dagelijkse werking van het bedrijf te kunnen garanderen, voert u of uw team veel administratieve taken uit. Vaak gaat het om repetitieve taken die niet geautomatiseerd kunnen worden. Denk maar aan:

onboarding en offboarding procedures
(scan)workflows aanmaken en onderhouden
nieuwe printers installeren en registreren
gastgebruikers beheren

Dergelijke taken zijn noodzakelijk, maar nemen veel tijd in beslag - tijd die u zou kunnen besteden aan nuttigere zaken. Wanneer administratieve taken de bovenhand krijgen, heeft u onvoldoende tijd om de IT-infrastructuur optimaal te beheren.

IT-infrastructuur niet meer up to date

Een voortdurend en langdurig gebrek aan tijd is zeer problematisch. Wanneer u geen tijd heeft om essentiële beheertaken uit te voeren, blijft de IT-infrastructuur niet meer up to date. Dat heeft grote gevolgen op het vlak van security: een IT-infrastructuur die niet up to date is, is kwetsbaar, en dat verhoogt het risico op datalekken - iets wat u koste wat kost wilt vermijden.
Als software en hardware niet up to date zijn, zorgt dat ook bij gebruikers voor frustraties en problemen. Ze beschikken niet over de nieuwste functionaliteiten en er duiken steeds problemen op. Dat leidt tot ontevreden gebruikers en nóg meer supportaanvragen die u en uw team moeten verwerken.

Gebrek aan focus op IT-strategie

Wanneer een te grote operationele workload voor tijdsgebrek zorgt, loopt u voortdurend achter de feiten aan. U blijft hangen in een reactieve aanpak en dat is enorm frustrerend. U weet immers dat een proactieve aanpak effectiever is en op de lange termijn een grotere positieve impact heeft op de organisatie én uw team.
Maar u verwezenlijkt een proactieve aanpak alleen als u zich focust op het strategische stuk van IT. Enkele belangrijke vragen mogen niet onbeantwoord blijven, namelijk:

Hoe kan IT het bedrijf ondersteunen in het behalen van zijn belangrijkste doelstellingen?
Wat zijn de doelstellingen van IT?
Welke problemen zijn en er hoe kan IT ze (helpen) oplossen?
Hoe ziet onze IT-infrastructuur eruit over vijf jaar?

U moet een duidelijke, afgelijnde IT-strategie uitwerken die doelen en verwachtingen scherp stelt en richting geeft aan uw team. Zolang u daar wegens tijdsgebrek de kans niet toe heeft, komt die proactieve aanpak er niet.

Druk van management

IT is belangrijk voor iedereen binnen de organisatie, want iedereen komt er op één of andere manier mee in contact. Omdat het vaak zo bedrijfskritiek is, is het een onderwerp waar ook het management zich erg in interesseert. U voelt ongetwijfeld de druk van bovenaf en krijgt regelmatig vragen zoals:

Op welke manier is onze bedrijfsdata beveiligd tegen cyberaanvallen?
Voldoet onze IT-infrastructuur aan moderne standaarden?

Dergelijke vragen kunt u alleen maar beantwoorden als u zich focust op het grotere geheel.

Onvoorziene kosten

Eén van de grootste uitdagingen is cost control. Heeft u zicht op alle kosten van IT - van hardware en gebruikte SaaS-diensten tot SLA's met externe partijen? Weet u welke vragen er precies binnen het contract vallen wanneer u een beroep doet op een externe partner? Onvoorziene, niet-gebudgetteerde kosten gooien regelmatig roet in het eten en plaatsen u in een slecht daglicht bij het management.

U weet als geen ander dat het een hele uitdaging is om alle ballen in de lucht te houden in systeembeheer en IT-management. Vanwege COVID-19 zijn deze uitdagingen verder uitvergroot door het thuiswerken.

Wat als het misloopt?

Het is een vicieuze cirkel: door de hoge support workload en de vele administratieve taken, heeft u of uw team niet voldoende tijd om de IT-infrastructuur optimaal te beheren of te focussen op de IT-strategie.

Bent u zich bewust van wat de gevolgen kunnen zijn wanneer het misloopt?

In onze whitepaper “Wat gebeurt er wanneer het misloopt met uw IT?” komt u meer te weten over de risico’s van een IT-infrastructuur die niet up to date of optimaal beveiligd is.

Download de whitepaper nu!

Bent u zich bewust van wat de gevolgen kunnen zijn wanneer het misloopt?