Helder over facturen

Als u een contract heeft voor uw Konica Minolta systemen ontvangt u periodiek twee soorten facturen, één voor het servicecontract en één voor de afrekening. Wij leggen u graag uit hoe deze facturen zijn opgebouwd in het onderstaande filmpje.

Heeft u toch nog een vraag? Wellicht wordt uw vraag beantwoord bij de veelgestelde vragen over facturatie en contracten, die ook op deze pagina te vinden zijn. Zit uw vraag er niet bij? Dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen via het telefoonnummer op uw factuur.

Facturen algemeen

Waar staat mijn klantnummer en/of contractnummer vermeld?
U vindt zowel uw klantnummer als uw contractnummer rechtsboven op de factuur.

Waar zie ik het factuurnummer?
Het factuurnummer staat dik gedrukt rechtsboven op de factuur achter het woord ‘Factuur’.

Waar vind ik de betalingscondities terug?
Helemaal onderaan op de laatste pagina vindt u de vervaldatum van de factuur. Op die datum dient het factuurbedrag bij ons op de rekening te staan.

Indien u betaalt via automatische incasso staat dit eveneens helemaal onderaan de factuur vermeld. U ontvangt dan eerst nog een pre-notificatie alvorens het factuurbedrag daadwerkelijk door ons van uw rekening wordt afgeschreven.

Indien u het bedrag zelf naar ons overmaakt, verzoeken wij u rekening te houden met deze vervaldatum.

Hoe kan ik mijn facturen voortaan digitaal ontvangen?
Om de wijze van factureren om te laten zetten van papier naar digitaal stuurt u ons hiertoe een verzoek per e-mail. U kunt de mail sturen naar operations(at)konicaminolta.nl. In de e-mail geeft u bovendien uw klantnummer weer en het mailadres waarop u de facturen wilt ontvangen. Zodra wij uw e-mail ontvangen hebben, passen wij de verzendwijze aan.

Hoe kan ik het e-mailadres ten behoeve van de digitale factureren wijzigen?
U stuurt een e-mail naar operations(at)konicaminolta.nl met het verzoek het e-mailadres te wijzigen. In de mail geeft u naast het nieuwe mailadres ook uw klantnummer weer.

Hoe kan ik een kopie van een factuur krijgen?
U kunt uw huidige en vorige facturen 24/7 bekijken en printen via ons “eCommerce” klantenportaal. Meld u gratis aan op ecommerce.konicaminolta.nl


 

Afrekenfacturen en tellerstanden

Wat is een afrekenfactuur?
Periodiek rekenen wij het aantal clicks dat u daadwerkelijk heeft gemaakt met u af. Op basis van de huidige en vorige tellerstanden wordt het in die periode gemaakte aantal afdrukken berekend. Het aantal gemaakte afdrukken wordt vervolgens gecorrigeerd op het aantal afdrukken dat in uw periodieke servicebedrag meegenomen is. Deze rekensom resulteert in een aantal clicks dat tegen het overeengekomen tarief in rekening gebracht wordt.

Kan ik de afrekenperiode aanpassen?
Het verkorten van de afrekenperiode is mogelijk. Een aanpassing kan worden doorgevoerd bij de eerstvolgende afrekentermijn.
Hoe komt het aantal te verrekenen afdrukken tot stand?

Op basis van de huidige en vorige tellerstanden wordt het in die periode gemaakte aantal afdrukken berekend. Het aantal gemaakte afdrukken wordt vervolgens gecorrigeerd op het aantal afdrukken dat in uw periodieke servicebedrag meegenomen is.
Hoe komt Konica Minolta aan de tellerstanden?

Er zijn verschillende mogelijkheden om aan de tellerstanden te komen. Indien uw systeem is toegerust met software als OPS Monitor of OPS Core zijn zij in staat om de tellerstanden op afstand op te halen en in te lezen. Is dat niet het geval, dan ontvangt u het verzoek om de tellerstanden aan te leveren.

Waar vind ik de tellerstanden van een systeem?
Dit verschilt per systeem. In de handleiding kunt u nagaan hoe u voor uw systeem de tellerstanden kunt uitlezen.

Hoe kan ik tellerstanden aanleveren?
U kunt deze eenvoudig aanleveren via onze customer portal door gratis in te loggen op eCommerce.konicaminolta.nl.

Waarom krijg ik niet voor alle systemen een verzoek voor het aanleveren van tellerstanden?
Niet alle systemen zijn geschikt voor de software waarmee op afstand tellerstanden uitgelezen kunnen worden. Anderzijds wordt deze software optie niet altijd afgenomen. U krijgt alleen een verzoek voor systemen die wij niet op afstand kunnen uitlezen.

Wat betekent geschatte standen?
Indien wij niet tijdig uw tellerstanden ontvangen dan wel wij onverhoopt niet in staat zijn om de tellerstanden op afstand uit te lezen, zullen de tellerstanden geschat worden. Op basis van deze geschatte tellerstanden zal dan alsnog de periodieke afrekenfactuur tot stand komen.

Hoe komen de geschatte tellerstanden tot stand?
Deze tellerstanden worden gebaseerd op het historische verbruik (lees: het aantal gemaakte afdrukken) van de systemen.

Wat gebeurt er als ik niet het aantal afdrukken maak dat ik periodiek zou mogen maken?
Indien het daadwerkelijk aantal afdrukken lager ligt dan het aantal dat u tijdens die periode zou mogen maken, brengen wij u geen kosten in rekening. Het is niet mogelijk deze niet gemaakte afdrukken mee te nemen naar een volgende periode. Voor het periodieke servicebedrag leveren wij  u onderhoud en service op de systemen, toners, drums, starters et cetera. Los daarvan mag u voor dit bedrag een x aantal afdrukken maken.

Wat betekent 'Totaal mechanisch'?

Dit betreffen de zwart afdrukken van de zwart-wit systemen.


 

Contracten

Waar zie ik op mijn factuur hoeveel het servicecontract kost?
Op de periodieke factuur ziet u per systeem en bovendien zowel voor kleur als zwart-wit het maandbedrag. Wanneer het kwartaalfacturatie betreft, wordt het te factureren bedrag vermenigvuldigd met 3 zodat een bedrag per kwartaal ontstaat. In het geval er sprake is van een huurovereenkomst wordt bovendien per systeem het huurbedrag per maand apart vermeld.

Waar kan ik zien hoe lang mijn contract (nog) loopt?
U kunt dit nagaan op de overeenkomst. Hierop staat de ingangsdatum en de looptijd (in maanden) van het contract vermeld.

Hoe zeg ik mijn contract op?
U kunt uw overeenkomst opzeggen door dit schriftelijk aan ons kenbaar te maken. Houdt u hierbij rekening met de opzegtermijn van 3 maanden waaraan u contractueel gebonden bent. De 3 maanden opzegtermijn wordt gerekend vanaf einde looptijd van de overeenkomst. U dient dus 3 maanden voor datum einde looptijd uw schriftelijke opzegging toe te sturen.

Wat zijn de gevolgen van een tussentijdse opzegging?
In het geval van een tussentijdse opzegging zullen wij de restant looptijd van de overeenkomst bij u in rekening brengen.

Wat is de opzegtermijn?
De contractuele opzegtermijn bedraagt 3 maanden. De 3 maanden opzegtermijn wordt gerekend vanaf einde looptijd van de overeenkomst. U dient dus 3 maanden voor datum einde looptijd uw schriftelijke opzegging toe te sturen.

Wat zijn de gevolgen indien ik het contract niet tijdig opzeg?
Indien wij geen (tijdige) opzegging van u ontvangen, wordt de overeenkomst automatisch met 12 maanden verlengd. In dat geval nemen wij uw opzegging in behandeling en gaan uit van de nieuwe, verlengde looptijd van de overeenkomst.

Wat gebeurt er als mijn contract beëindigd is?
Nadat uw schriftelijke opzegging door ons is ontvangen, wordt bekeken of de opzegging voldoet aan de voorwaarden van het contract. Nadat dit is geverifieerd, ontvangt u van ons een schriftelijke reactie met daarin vermeld de expiratiedatum van het contract. Indien het systeem moet worden opgehaald, zal ons expeditiebedrijf contact met u opnemen om een datum af te spreken wanneer het systeem kan worden opgehaald.