Ook in onze documenteninfrastructuur willen we onze ecologische voetafdruk verkleinen
Jaarlijks bezoeken 300.000 gasten uit binnen- en buitenland het Zuiderzeemuseum in Enkhuizen. Zo’n 250 medewerkers en 250 vrijwilligers zorgen ervoor dat bezoekers ervaren hoe het leven aan de Zuiderzee was van 1900 tot 1930, de periode voordat de binnenzee IJsselmeer werd. Als grote werkgever in de regio en conservator van erfgoed is het Zuiderzeemuseum zich bewust van zijn belangrijke maatschappelijke rol. Ook wat duurzaamheid betreft neemt het zijn verantwoordelijkheid. Eén van de redenen om voor de documentsystemen met Konica Minolta in zee te gaan.
Hoofd ICT/informatiebeheer Peter Reus: “Als milieubewust museum proberen we op verschillende manieren onze ecologische voetafdruk te beperken. Bij de renovatie van onze gebouwen hebben we bijvoorbeeld te maken met hout-, plastic, papier- en chemisch afval. We besteden veel aandacht aan de afvalscheiding ervan. Bij sommige projecten kiezen we voor recycling: bij de renovatie van onze steigers – een pont brengt bezoekers naar ons buitenmuseum – hebben we de meerpalen omgekeerd.”
Het Zuiderzeemuseum vraagt toeleveranciers, van horeca tot onderhoudsbedrijven, nadrukkelijk om het duurzaamheidsbeleid te onderstrepen. “Bij de recente aanbesteding van onze documentinfrastructuur was CO2-compensatie een van de vereisten. Daarnaast
hebben we ook ingezet op beheersbaarheid, eenvoud in gebruik, op een koppeling met onze AFAS-software en – niet in de laatste plaats – op de stabiliteit van de systemen. Ons museum omvat een groot oppervlak, met documentsystemen op verschillende locaties. Als IT-afdeling wil je niet iedere keer die locaties bezoeken om een machine aan de praat te krijgen.”
Een follow me-oplossing stond ook hoog op het verlanglijstje: “Medewerkers werken soms op een ander kantoor. Als je in de oude situatie niet de printerinstellingen aanpaste, dan werd je document op je vaste locatie geprint. Dat is heel vervelend, zeker als je met vertrouwelijke documenten werkt, zoals onze afdeling Personeelszaken. Daarom wilden we ‘follow me’ als beveiligingsoplossing. Printjes worden alleen afgedrukt op het documentsysteem, waar je je persoonlijke pincode intoetst. Dankzij deze oplossing is er ook sprake van minder verspilling: prints worden nooit meer per ongeluk afgedrukt. Een groen pluspunt.”
Van de zes aanbieders kwam Konica Minolta als beste uit de bus. Negen machines van de oude leverancier maakten plaats voor acht documentsystemen van Konica Minolta: “Aanvankelijk had ik ingezet op minder systemen, toch bleken veel collega’s gehecht aan een documentoplossing in de eigen omgeving.” En zo kwam het dat er over het hele museumterrein systemen moesten worden bezorgd en geplaatst. “Op sommige kruip-door-sluip-doorlocaties is dat echt een uitdaging. Ik ben blij dat Konica Minolta de hele organisatie op zich heeft genomen – een pittige klus. Ze hebben me zelfs nog geholpen met de correspondentie richting de oude leverancier. Het beëindigen van een contract vraagt tenslotte om een zorgvuldige formulering. Wat dat betreft zijn we echt volledig ontzorgd.” De overstap van medewerkers van de oude op de nieuwe systemen verliep geruisloos: “Aanvankelijk moesten medewerkers even wennen aan het follow me-systeem, maar na een goede uitleg konden ze er allemaal mee aan de slag. Medewerkers printen, kopiëren en scannen met gemak. Zo kan onze HR-afdeling dankzij de AFAS-koppeling documenten direct aan het personeelsdossier toevoegen.”
Als IT-manager is Reus bijzonder te spreken over de beheersbaarheid van de geboden oplossing: “De display is nu veel gebruikersvriendelijker, omdat we deze kunnen indelen naar onze eigen behoeftes. En is er hulp nodig, dan kunnen we op afstand het scherm van het documentsysteem overnemen. Dat scheelt ons heel wat wandelingen over het terrein.” Als maatschappelijk betrokken leverancier hanteert Konica Minolta aantrekkelijke tarieven voor culturele instellingen. Budgetverantwoordelijke Reus toont zich een tevreden man: “Zelfs met de CO2-afkoop door middel van certificaten is onze TCO (total cost of ownership – red.) omlaaggegaan. We konden meeliften op de raamovereenkomst van de OAM, een samenwerkingsverband van Amsterdamse musea. Voordat we onze keuze voor Konica Minolta hebben vastgelegd, hebben we uitgebreid overlegd met twee OAM-leden: het Scheepvaartmuseum en het NEMO Science Museum. Voor ons een aanvullende bevestiging dat we de juiste keuze hadden gemaakt.”
Inmiddels werkt het Zuiderzeemuseum alweer een klein jaar met de Konica Minolta-systemen. Reus: “De stabiliteit is zoals beloofd. In het begin kon een specifiek type document niet worden geprint, maar dat hebben ze snel en perfect opgelost. Voor de rest is het ‘geen nieuws, goed nieuws’. Alles werkt en dus horen we geen enkele klacht.”
Vernieuwing van het printerpark met nadruk op uniformiteit, beheersbaarheid en CO2-compensatie; verbetering van stabiliteit, gebruiksgemak en printkwaliteit; koppeling met AFAS-software; verhoging van de documentveiligheid; kostenbesparing; plaatsing van documentsystemen in verschillende ruimtes met zeer beperkte toegangsruimte
Geavanceerde documentoplossing voor kopiëren, printen en scannen; aangevuld met solide print-/documentbeveiliging voor beveiligde vrijgave van printopdrachten en follow me-printen; koppeling met AFAS-software; CO2- afkoop door middel van certificaten; totaalontzorging bij halen oude machine en brengen nieuwe documentsystemen
Groot gebruiksgemak door uniformiteit in bediening en door op printbehoeften afgestemd display; grote beheersbaarheid doordat display op afstand kan worden overgenomen; hoger informatieveiligheidsniveau en minder verspilling dankzij follow me-oplossing; beperkte ecologische voetafdruk dankzij compensatie met CO2-certificaten; hogere efficiency door AFAS-koppeling; hogere bedrijfszekerheid (minimaal aantal storingen); besparing op de TCO, mede dankzij speciale Konica Minolta-tarieven voor culturele instellingen