We lopen geen terug te ontvangen btw meer mis

Met zo’n veertig verschillende locaties, verdeeld over Groningen, Friesland en Drenthe, liep de factuurverwerking binnen WerkPro niet altijd op rolletjes. Sinds de werk- en welzijnsorganisatie is overgestapt op de factuuroplossing van Konica Minolta, is het hele proces efficiënter ingericht en – niet onbelangrijk – loopt de organisatie geen terug te ontvangen gelden meer mis. “De omlooptijd van een factuur is met een honderdtal procenten verbeterd”, weet teamleider facilitaire dienst Richard Pronk.

Zo’n 250 medewerkers van WerkPro zetten zich dagelijks in voor gemiddeld 900 mensen die om allerlei redenen (nog) niet zelfstandig op de arbeidsmarkt terecht kunnen. “In onze bedrijven kan wie aan de slag wil meteen beginnen. We kijken naar iemands achtergrond en interesse om te weten welke werkzaamheden daarbij aansluiten. We bieden begeleiding op de werkvloer, maar ook praktische hulp bij het aanpakken van problemen die iemand belemmeren om verder te komen. Denk aan schulden of huisvesting voor jongeren.”, vertelt Pronk.

Verschillende locaties en budgethouders

De werkbedrijven van WerkPro leveren producten en diensten voor gemeenten, bedrijven en particulieren. “Hier in Groningen hebben we bijvoorbeeld een aantal kringloopwinkels, waar mensen ervaring kunnen opdoen in logistiek, de winkel of het magazijn. Verder beheren we fietsenstallingen, doen we terreinonderhoud en maken we tuinmeubels en terraskachels in onze hout- en metaalwerkplaats. En op verschillende locaties kan je bij ons ook nog heel lekker eten!”

Met zoveel bedrijvigheid in 34 panden door heel Noord Nederland en de centrale administratie op het hoofdkantoor in Groningen verliep de factuurverwerking tot nu toe met de nodige hobbels. Pronk: “Voorheen werden alle facturen met de hand gecontroleerd. Elke factuur ging per interne post naar drie à vier budgethouders – soms op verschillende locaties – die allemaal voor de factuur moesten tekenen. Behalve dat dit proces veel tijd kostte, raakten er soms ook facturen kwijt. In zo’n geval moet je dan een kopiefactuur opvragen, maar daarvan mag je de btw niet meer terugvragen. Het kwijtraken van de originele factuur kostte ons dus gewoon geld.”

Snelheid in de factuurverwerking

In de zoektocht naar een automatiseringsoplossing voor de factuurverwerking kwam WerkPro uiteindelijk terecht bij Konica Minolta. “Hun factuuroplossing sluit nauw aan op de kantoorsystemen die ze ook al sinds 2008 aan WerkPro leveren. Bovendien paste de oplossing binnen ons budget; als stichting hebben we tenslotte niet zoveel geld.”

Volgens Pronk tilt de geboden web-based applicatie de snelheid van de factuurverwerking naar een hoger plan: “De facturen komen binnen bij de financiële afdeling op ons hoofdkantoor. Een medewerker scant de factuur en dankzij de OCR-software op de Konica Minolta-systemen komen de factuurgegevens, zoals de kostenplaats, direct in de applicatie terecht. Op basis van de kostenplaats krijgen betrokken budgethouders een melding dat er een factuur voor hen klaarstaat. Nadat ze de factuur hebben vrijgegeven, wordt de factuur automatisch naar de ERP-omgeving – bij ons Exact Globe – doorgeboekt.”

Tevreden

Pronk toont zich tevreden met de factuuroplossing van Konica Minolta – en hij niet alleen. “We hebben als organisatie een hele efficiencyslag gemaakt. We hebben nu altijd direct inzicht in het proces, de juiste personen ondertekenen de juiste facturen en – niet in de laatste plaats – we lopen geen terug te ontvangen btw meer mis!”

Uitdaging

Efficiëntere verwerking van inkoopfacturen en meer inzicht in het proces en in de openstaande autorisaties.

Oplossing

Integration of an ECM system for digital processing of invoices

Voordelen

Clear process structures and efficient digital processing of incoming invoices

We hebben als organisatie een hele efficiencyslag gemaakt

Richard Pronk

Teamleider facilitaire dienst, WerkPro