Leger des Heils kiest voor ongoing partnership

Leger des Heils kiest voor ongoing partnership

Leger des Heils kiest voor ongoing partnership

Het Leger des Heils is een veelzijdige organisatie die actief is op tal van terreinen in de professionele en maatschappelijke hulpverlening. Onder het Leger des Heils vallen een kerkgenootschap en verschillende stichtingen. Verspreid over heel Nederland krijgt het werk van de organisatie op verschillende manieren vorm; van verslavingszorg tot kledinginzameling van maaltijdprojecten tot arbeidsre-integratie en nog veel meer.


Landelijke samenwerking is hierbij erg belangrijk. Een uniform en goed beheersbaar printerpark is hiervoor essentieel”, aldus Friso van den Berg, hoofd ICT van het Leger des Heils.


Samenwerking op een hoger niveau


Naast het feit dat het vorige contract afliep, was het Leger des Heils op zoek naar een professionele partner om op een hoger niveau samen te werken op ICT-gebied. “Samen met Egbert Oostra van de afdeling Inkoop ben ik bij de aanbesteding betrokken geweest”, aldus Van den Berg. Oostra: “Met 300 locaties is het logisch om aanschaf, het beheer en onderhoud van multifunctionals centraal aan te pakken. Samen hebben we een eisen- en wensenlijst samengesteld voor de nieuwe leverancier. Functionaliteiten zoals scan-to-email en de infrastructuur voor een toekomstig digitaal documentmanagementsysteem zijn voor ons belangrijk. Maar ook service en ontzorging. Daarnaast moet onze partner zich actief inzetten voor duurzaamheid en MVO.”


Onderscheidende cultuur en aanpak

Het Leger des Heils maakte een shortlist van vijf leveranciers. “Konica Minolta bood het meest complete pakket. De aangeboden MFP’s met OPS Core sloten naadloos aan op onze vraag naar flexibiliteit in kleur- en zwart-witsystemen en diversiteit in afwerking. Konica Minolta onderscheidt zich door een persoonlijke, no-nonsense aanpak en een pragmatische instelling”, aldus Van den Berg. “De mensen van Konica Minolta zochten met ons naar de best passende oplossing. We werken samen op strategisch en tactisch niveau.”


Aandacht voor duurzaamheid

Van den Berg en Oostra kregen ook uitleg over wat duurzaamheid betekent voor Konica Minolta. Van den Berg: “Goed om te horen dat driekwart van de toners wordt gerecycled. Konica Minolta neemt haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het gaat om meer dan alleen verkoop, het draait ook om mensen. Ook directeur Ernst Kolvenbag kwam persoonlijk langs om ons te ontmoeten; een mooi voorbeeld van betrokkenheid. Ook nu we al geruime tijd draaien is er regelmatig overleg tussen hem en onze directie”, aldus Van den Berg.


Snel schakelen

De keuze is gevallen op zo’n 300 multifunctionals, kleur en zwart-wit. Oostra: “Onze werkgroep stuurde een lijst naar alle werkunits waarin zij de gewenste functionaliteiten konden aangeven. Konica Minolta coördineerde de bestelling perfect.” Bij een grote uitrol is het belangrijk om op verschillende plekken mensen te hebben die alles begeleiden. Van den Berg: “Konica Minolta had een team beschikbaar voor onze organisatie, wij hadden ook eigen aanspreekpunten voor Konica Minolta. Daardoor konden we vlot schakelen, bijvoorbeeld als er snel een netwerkaansluiting moest worden geregeld.” Nadat Konica Minolta de keygebruikers in de organisatie instructies had gegeven, heeft het Leger des Heils een eigen helpdesk ingericht. Van den Berg: “Hierdoor kunnen onze gebruikers in eerste instantie intern terecht. Konica Minolta regelt de achtervang.”

{"Name":"Van den Berg","JobDescription":"Hoofd ICT","Statement":"We denken nu ook an digitaal archiveren.","VideoUrl":"","ImageUrl":"https://assets-eu-01.kc-usercontent.com:443/d9e40d0b-41ed-01fb-c2b0-1ef41683127e/49b1aa8f-6a7b-42df-bff4-f7b876063b69/Van%20den%20Berg.png","ImageTitle":"Quote van den Berg","HasVideo":false,"HasImage":true,"Url":null,"CodeName":"n3b7cac8f_a7a5_01b0_7420_482f9ad9deb6"}


Meer inzicht dankzij OPS Core

Met de nieuwe systemen beschikt het Leger des Heils nu ook over OPS Core. Oostra: “Dit beheersysteem is ideaal. We hebben geen omkijken naar het bestellen van nieuwe toners en storingen worden automatisch gemeld aan Konica Minolta. Zonder tussenkomst van onze medewerkers komt een Service Engineer van Konica Minolta langs om het probleem te verhelpen. Ook zijn we enthousiast over de maandelijkse rapportages over het gebruik op basis van de bijgehouden tellerstanden. We kunnen zo makkelijker sturen op kosten.”


Evaluatie

De scan-to-email en scan-to-file-functies worden veel gebruikt, volgens Van den Berg. “We denken nu ook aan digitaal archiveren.” Oostra vult aan: “Daarom is het handig dat we de basis hebben gelegd voor een compleet digitaal documentmanagementsysteem.” Inmiddels is het printerpark geruime tijd in gebruik en heeft het Leger des Heils de balans opgemaakt. Van den Berg: “Onze werkgroep heeft onder meer het gebruik, het beheer, de volumes en de functionaliteiten geëvalueerd.” De directies van het Leger des Heils en Konica Minolta gebruiken deze evaluatie om volgende stappen te bepalen. “We kijken naar uitbreiding van de OPS-diensten en het vervangen van sommige MFP’s door systemen met meer mogelijkheden”, vertelt Van den Berg. “We zijn een ‘ongoing partnership’ aangegaan.”