Volledige Digitalisatie van onze documentstromen

Volledige Digitalisatie van onze documentstromen

Volledige Digitalisatie van onze documentstromen

Meer efficiency, meer mogelijkheden, meer inzicht, meer flexibiliteit



In de Wal Auto’s is een van Nederlands grootste in de remarketing van tweedehands auto’s. Wat ruim vijftig jaar geleden begon als regionale groothandel, groeide uit tot een internationaal opererende onderneming, waar veertig medewerkers klanten volledig ontzorgen. IT-manager Joris Koerhuis: “We zetten in op kwaliteit. Voor de auto’s die we inkopen en weer verkopen, regelen we alles – van transport, reconditionering en TÜV-gecertificeerde inspecties tot en met kentekens, documenten en foto’s. De kopende merkdealer of vakgarage krijgt zo een compleet en showroomklaar product. Binnen dat kwaliteitsdenken past ook ons motto ‘Alles wat we kunnen automatiseren, willen we automatiseren’.” Samen met MFP Solutions, Konica Minolta en Easy Systems hebben we onze documentstromen nu volledig gedigitaliseerd.”



De beperkingen voorbij

Koerhuis: “De laatste tijd liepen we steeds vaker tegen de grenzen van onze toenmalige documentsystemen aan. Printen, scannen, kopiëren ging nog wel, maar bijvoorbeeld een softwareoplossing voor de automatische verwerking van facturen kon de leverancier niet bieden. Daarbij zaten we ook nog aan een wurgcontract vast. In een tijd dat er steeds minder wordt geprint, kun je je klanten toch niet vragen zich voor jaren vast te leggen? Deze tijd vraagt om flexibiliteit.” “Ook vanwege de AVG-privacywetgeving waren we toe aan een nieuwe configuratie. Werkend met veel persoonsgegevens kun je je prints niet zomaar op de multifunctional laten liggen. Daarom wilden we een follow-me oplossing waarbij de gebruiker zichzelf, voordat het printen start, moet identificeren. Behalve voor meer informatieveiligheid zorgt dat ook voor minder frustratie. Medewerkers die werken aan de ene kant van ons lange gebouw en documenten printten op de multifunctional aan de andere zijde, ontdekten regelmatig dat hun prints waren weggegooid, omdat het ‘te lang duurde voordat ze werden opgehaald’”, weet Koerhuis zich nog te herinneren

Zowel digitale als papieren facturen vinden vervolgens via een automatische workflow hun weg naar de medewerker die de factuur accordeert, en naar de directeur die zijn finale goedkeuring geeft. Door de geautomatiseerde verwerking is de factuurinformatie nu altijd direct beschikbaar. Krijgen we een vraag over een factuur, dan kunnen we die meteen beantwoorden.” Hamer voegt toe: “Vervolg is nu de rechtstreekse koppeling met hun ERP-pakket Helga. Op basis van de inkoopinformatie uit dat systeem kunnen alle autogerelateerde facturen – dat zijn er zo’n 100.000 per jaar – meteen worden gematcht, zonder tussenkomst van medewerkers. Alleen wanneer een factuur niet voldoet, moeten ze nog in actie komen.”


{"Name":"Joris Koerhuis en Ronald Hamer","JobDescription":"Joris Koerhuis, IT-manager In de Wal Auto’s ","Statement":"“ Door de geautomatiseerde verwerking is de factuurinformatie nu altijd en overal direct beschikbaar.”","VideoUrl":"","ImageUrl":"https://assets-eu-01.kc-usercontent.com:443/d9e40d0b-41ed-01fb-c2b0-1ef41683127e/bfe23812-c7a3-4909-a9d6-991fed08b61d/in_de_wal_stories.jpg","ImageTitle":"In de Wal Auto's","HasVideo":false,"HasImage":true,"Url":null,"CodeName":"n4616c641_b2f9_01b1_4fbc_0a392dc77ab6"}


Joint effort - MFP Solutions

Voor het advies rond de automatisering van de documentprocessen schakelde Koerhuis MFP Solutions uit Lemelerveld in. Directeur-eigenaar van MFP, Ronald Hamer, legt uit: “We hebben het beste bij elkaar gebracht. Wat hardware betreft hebben we gekozen voor de bizhubs van Konica Minolta – zij verzorgen ook het onderhoud. De follow-me oplossing is van Y-soft en voor de geautomatiseerde factuurverwerking hebben we Easy Invoice van Easy Systems geadviseerd. Ons voorstel viel goed: vanuit MFP Solutions hebben we de implementatie inmiddels verzorgd.”

Koerhuis toont zich in alle opzichten tevreden met de geboden oplossingen: “De Konica Minolta-bizhubs zijn voorzien van een follow-me oplossing. Groot voordeel is dat onze medewerkers hun printjes bij de bizhub kunnen opvragen met de ‘druppel’ die hen toegang verschaft tot het terrein en de beveiligde deuren. Behalve aan de informatieveiligheid dragen we zo ook bij aan duurzaamheid. Per ongeluk printen of printjes vergeten is er niet meer bij.”


Uniformiteit en compatibiliteit

De uniformiteit in de bedieninginterfaces en het gebruiksgemak van de bizhubs spreekt Koerhuis aan: “Onlangs hebben we twee extra bizhubs van Konica Minolta besteld, waarvan één voor de werkplaats.”

Omdat In de Wal Auto’s overging van Citrix naar de cloud, moest de documentoplossing daar naadloos op aansluiten. “Ook ‘Apple-wise’ hadden we een uitdaging. Bijna alles hier is van Apple. Daar kunnen lang niet alle systemen mee werken. Die van Konica Minolta wel. Verder moet je implementatiepartner ook verstand hebben van Apple. Bij MFP Solutions zit dat wel goed.”


Automatische factuurverwerking

Koerhuis vervolgt: “Wat de automatische factuurverwerking betreft hebben we nu de eerste stap gezet. Facturen die we per post binnenkrijgen, worden gescand op de bizhub en naar de factuurverwerkingssoftware doorgestuurd. Zowel digitale als papieren facturen vinden vervolgens via een automatische workflow hun weg naar de medewerker die de factuur accordeert, en naar de directeur die zijn finale goedkeuring geeft. Door de geautomatiseerde verwerking is de factuurinformatie nu altijd direct beschikbaar. Krijgen we een vraag over een factuur, dan kunnen we die meteen beantwoorden.” Hamer voegt toe: “Vervolg is nu de rechtstreekse koppeling met hun ERP-pakket Helga. Op basis van de inkoopinformatie uit dat systeem kunnen alle autogerelateerde facturen – dat zijn er zo’n 100.000 per jaar – meteen worden gematcht, zonder tussenkomst van medewerkers. Alleen wanneer een factuur niet voldoet, moeten ze nog in actie komen.”


Flexibele overeenkomst

Koerhuis geeft aan dat zelfs de boekhouder tevreden is over de nieuwe documentsystemen en softwareoplossingen: “Alleen al dankzij de follow-me oplossing besparen we nu zo’n 20% op de output. Prettig is ook dat we een flexibele overeenkomst hebben. Verbruiken we minder of juist meer, dan bewegen de kosten ook mee.” Hamer voegt toe: “Ieder jaar evalueren we het contract met de In de Wal Auto’s. Net als Konica Minolta houden we van die transparantie.” De nieuwe documentsystemen draaien inmiddels op volle toeren. Storingen hebben Koerhuis en collega’s tot nu toe weinig ervaren. Hamer van MFP Solutions: “En is er een keer remote assistentie nodig, dan kunnen ze ons altijd direct bellen. Wij zijn niet van het wachten en de tickets. Dankzij onze uitgebreide kennis kunnen we vaak snel helpen. Wat dat betreft zijn we net zo wendbaar als de serviceorganisatie van Konica Minolta.”


Uitdaging

Vernieuwing van het printerpark met nadruk op uniformiteit; verbetering van de efficiency in het factuurproces; aansluiting op de cloudomgeving en Apple-apparatuur; verhoging van de documentveiligheid; contractflexibliteit en kostenbesparing.


Oplossing

Geavanceerde print- en scanoplossing voor kopiëren, printen en scannen; aangevuld met solide print-/documentbeveiliging voor beveiligde vrijgave van printopdrachten en follow-me printen (gebruikmakend van de standaard toegangsdruppel die toegang biedt tot het gebouw) en met factuurverwerkingssoftware die het proces van binnenkomst van papieren en digitale facturen tot en met de verwerking ervan in de ERP-omgeving regelt; naadloos geïntegreerd in de bestaande ERP-omgeving; binnenkort aangevuld met softwarematige oplossingen inkoopfactuurmatching en digitale archivering.


Voordelen

Groot gebruiksgemak dankzij uniformiteit in bediening; hoger informatieveiligheidsniveau en minder verspilling dankzij follow-me oplossing (20% besparing op de output), lager energieverbruik en – in de nabije toekomst – digitale archiveringsoplossing; efficiencyslag in het factuurverwerkingsproces: meer overzicht, meer inzicht in de financiële verplichtingen, minder fouten, snellere goedkeuringsprocessen, tijdbesparing in de factuurafhandeling en voor alle medewerkers toegankelijke informatie (wel beveiligd) waardoor debiteuren en crediteuren beter en sneller geïnformeerd bij vragen over een factuur; besparing op de exploitatiekosten, onder meer dankzij flexibel contract.