Van een onopvallend bestaan tot een topprestatie: Hoe in-huis productiefaciliteiten groeien

In veel bedrijven zijn in-huis productiefaciliteiten uitgegroeid tot competentie- en servicecentra. Wat zijn de strategieën hierachter, wat zijn de recepten voor succes en concrete aanbevelingen voor actie voor toekomstbestendige in-huis productiefaciliteiten?
 

1. Wees niet passief. Maak uzelf belangrijk.

Over het algemeen ontbreekt het veel in-huis productiefaciliteiten aan duidelijke bedrijfsmodellen, integratie in het bedrijf en een interne printstrategie. De eerste stap is dus het nemen van het initiatief. In-huis productiefaciliteiten moeten zichzelf serieus nemen en zichzelf belangrijk maken. In de eerste plaats moeten zij zichtbaar zijn voor het management en de vastberadenheid hebben om de cyclus van personeelsproblemen, gebrek aan apparatuur, te weinig aanbod en dus te weinig orders te doorbreken.

2. Zorg voor ondersteuning door het management

Moderne interne printorganisaties kunnen grensverleggend zijn, hun printaanbod vergroten en diensten en oplossingen leveren vanuit één enkele bron. Maar het management moet ondersteuning bieden en doelen formuleren als de in-huis printshop succesvol wil zijn. Het belang van intern printen moet daar duidelijk worden gedefinieerd. Uiteindelijk worden hier immers investeringsbeslissingen genomen, of het nu gaat om nieuwe printmedewerkers, hardware of software. Het management kan ook voorschrijven dat gespecialiseerde afdelingen alleen intern hun printopdrachten verrichten. Initieer communicatie met het management en maak gebruik van beslissingsmomenten zoals verlenging van onderhoudscontracten.

3. Breid de printbusiness uit en zoek naar nieuwe taken

Praat met uw medewerkers over de sterke en zwakke punten van de in-huis printshop. Gebruik bestaande ervaringen om nieuwe strategieën en een nieuw aanbod te ontwikkelen. Analyseer ook de zwakke punten en de bereidheid van het personeel om dingen te leren en nieuwe vaardigheden te verwerven. Op basis van deze bevindingen kan een nieuw aanbod worden ontwikkeld voor het portfolio van de in-huis printshop. Een interne printshop kan dan bijvoorbeeld de voorkeursserviceprovider worden voor de marketingafdeling, of het nu gaat om inprint-voorbereiding of ontwerp van prepress-brochures.

4. Focus op de behoeften van de klant

Als interne afdeling beschouwen medewerkers van in-huis productiefaciliteiten klantgerichtheid vaak niet als vanzelfsprekend. Het is echter van cruciaal belang om precies te weten wat de behoeften van klanten zijn en hoe zij de in-huis productiefaciliteiten beschouwen.  Kennen zij het gehele dienstenaanbod? Zijn ze tevreden met de implementatie? En welke nieuwe services willen uw klanten? In de in-huis printshop mag klantadvies niet worden genegeerd. Integendeel, het is een centraal element. Klantgericht advies en oplossingsgerichte implementatie houdt in dat verschillende processen en concrete verbeteringen voor alle taken worden voorgesteld om meer services te verkopen en langdurige klantenbinding te creëren.

5. Marketing van de voordelen van een interne serviceprovider

Snelheid, beschikbaarheid, flexibiliteit, directe aanpak, kennis van het bedrijfsontwerp (CD) en verwerking van vertrouwelijke informatie conform regelgeving zijn slechts enkele van de voordelen van een in-huis printshop ten opzichte van externe printserviceproviders. Daarbij komen kostenbesparingen, vooral voor kleinere printoplagen. En de mogelijkheid om een groot aantal diensten vanuit één enkele bron aan te bieden, wat op zijn beurt de kosten minimaliseert omdat klanten niet met verschillende serviceproviders hoeven te werken.

Deze punten en de volledige dienstenportfolio moeten intern worden gecommuniceerd en gepromoot door medewerkers van in-huis productiefaciliteiten. Informeer de betreffende afdelingen over productiemogelijkheden, capaciteiten en nieuwe oplossingen. Laat daarbij uw individualiteit en advieskracht zien en zet ook uw technische creativiteit op de voorgrond.

6. Creëer webshops en automatisering

Een webshop is essentieel voor het aantrekken van nieuwe klanten en het opbouwen van klantenbinding. Dit maakt van de in-huis printshop een echt servicecentrum. Zo’n web-to-printshop creëert ook de voorwaarde voor het winnen van externe klanten, bijvoorbeeld kleinere bedrijven in dezelfde industrie of andere gemeenten in de publieke sector. De sleutel is om IT-obstakels van tevoren uit de weg te ruimen.

7.  De juiste IT-concepten

Bij het integreren van een webshop en in vele andere automatiseringsprojecten zijn de juiste IT-concepten cruciaal. Anders zullen webshops om veiligheidsredenen niet live gaan en zullen cruciale projecten vast komen te zitten in de proeffase omdat ze mislukken vanwege IT-beperkingen. Vroegtijdige coördinatie met de IT-afdeling of het interne IT-beheer is daarom van cruciaal belang voor toekomstbestendige medewerkers van in-huis productiefaciliteiten.

8. Houd rekening met de markt: wees open en proactief voor nieuwe concepten zoals cloud printing

Houd voortdurend oog op markttrends. Wat zijn de nieuwste trends? Waar kan uw in-huis printshop een rol spelen? Eén succesvolle in-huis productiefaciliteit heeft bijvoorbeeld een eigen cloudoplossing ontwikkeld, inclusief zeer hoge beveiligingsnormen. Dit heeft hen veel interne klanten opgeleverd en hun ordervolume enorm verhoogd. Een dergelijke oplossing biedt ook mogelijkheden om externe klanten te werven.



Conclusie: De toekomstige levensvatbaarheid van een in-huis productiefaciliteit hangt af van hun vermogen om hun waarde te behouden of te vergroten door te voldoen aan de kwaliteits- en servicevereisten van hun interne klanten.

Konica Minolta geeft advies over in-huis productiefaciliteiten van elke grootte en laat zien hoe deze individueel succes kunnen boeken. U kunt een drijvende kracht worden en wij steunen u daarbij. Samen met managers verhogen we de waarde van CRD's door te voldoen aan de kwaliteits- en servicevereisten van hun klanten en deze te overtreffen. Verbeter uw printservices en efficiëntie met Konica Minolta.