Met een goed geplande web-to-print-shop op weg naar meer verkoop en geoptimaliseerde processen

Met een goed geplande web-to-print-oplossing hebben printshops vele voordelen: Het volledige proces met toegevoegde waarde, van het invoeren van orders tot het ontwerpen, afdrukken, verzenden en factureren, verloopt automatisch zonder tussenkomst van de mens. Het is minder foutgevoelig, sneller en kostenbesparender dan offline processen. Om van de hierboven genoemde voordelen te kunnen profiteren, moet u absoluut een strategische planningsfase doorlopen. Alleen dan kunt u de eisen voor software en hardware op een verstandige manier definiëren en zullen uw investeringen op de lange termijn vruchten afwerpen. Beantwoord eerst de vraag:

"Wat wilt u bereiken met uw web-to-print-oplossing?"

Richt u zich op een efficiëntere orderverwerking?

Let vervolgens op een efficiënte standaardisatie van de bestellingen in de winkelwagen van de printshop. Ze zijn de voorwaarde voor het automatiseren van de downstreamprocessen: van het verzenden van de orderbevestiging, het bestellen van het materiaal en het overbrengen van de afdrukgegevens naar prepress tot het afdrukken van de factuur. 

Wilt u nieuwe klantengroepen aanboren? 

Misschien bent u van plan om over te stappen op het drukken van etiketten voor wijnhandelaren of op de productie van verpakkingen voor cosmetica. Met de juiste hardware voor exclusieve afwerkingsopties kunt u reliëfletters, glanzende metallisatie en daarmee een indrukwekkende voorsprong op de concurrentie creëren. Zo helpt u uw klanten succesvol te zijn, omdat is bewezen dat meer eindgebruikers producten zoeken met een esthetische blikvanger op de verpakking of het etiket.
 

Verwacht u een groter bereik voor uw gedrukte producten? 

 

Dan moet u uw marketingstrategie aanpassen en advertenties ontwerpen voor uw nauwkeurig gedefinieerde doelgroep op Google en sociale media aan het aanbod van uw webshop, een blog of nieuwsbrief aanbieden en de product- en beeldbeschrijvingen SEO-optimaliseren. 

Het komt erop neer dat duidelijke doelen u helpen om het hele transformatieproces te beheren. Al in deze fase kunt u ondersteuning krijgen van een ervaren technologiepartner. Op deze manier vermijdt u operationele blindheid en ontdekt u nieuwe kansen.

De juiste toegevoegde waarde voor uw klanten

De functies van de juiste web-to-print-oplossing zijn nauw verbonden met de behoeften van uw klanten. Ontdek welke services en aanpassingsopties u verwacht van een online printshop en communiceer de toegevoegde waarden van de web-to-print-shop duidelijk: online design, online berekening, print-on-demand of een 24-uursservice, een beheersbare klantaccount, nabestelfuncties en bestelinformatie via e-mail of sms. Deze services besparen niet alleen u tijd en geld, maar ook uw klanten.

Audit: Maak een technische inventaris

Zodra de doelstellingen en vereisten van uw klanten voor de Print 4.0-oplossing zijn vastgesteld, is het raadzaam een gedetailleerde inventaris op te maken van de bestaande technische en commerciële software en alle persen in de prepress-, pers- en postpress-afdelingen. Printshops werken gemiddeld met vijf tot zes print- en nabewerkingssystemen. Voor complexere vragen over interoperabiliteit tussen bestaande en nieuwe oplossingen is een audit met een neutrale systeemleverancier aan te raden. Konica Minolta adviseert bijvoorbeeld om vanaf de status quo te beginnen tot aan de planning voor de komende vijf tot tien jaar. Via strategische partnerschappen kunnen sectoroverschrijdende oplossingen van pre-pers tot post-pers worden aanbevolen en gepland . 

De juiste software voor uw bedrijfsprocessen

Tijdens de audit moet u uw huidige bedrijfsprocessen evalueren. Deze moeten later worden toegewezen en geautomatiseerd door de web-to-print-software. Het is het beste om de processen te optimaliseren voordat u een nieuw intelligent systeem instelt en nadat u de nieuwe workflows uitgebreid hebt getest. De software van uw keuze moet flexibel en aanpasbaar zijn, zodat deze gemakkelijk kan worden aangepast aan toekomstige veranderingen. 
Soepele workflows vereisen ook de integratie van uw software met de back-endsystemen, zoals orderbeheer, magazijnbeheer en boekhouding. Naadloze communicatie tussen deze systemen voorkomt fouten, versnelt de orderverwerking en verlaagt zo de kosten.
Web-to-print biedt enorme mogelijkheden voor printbedrijven

 

Gebruiksgemak voor personeel en klanten

Uw online oplossing moet intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn. Zorgen ervoor dat het personeel het nieuwe systeem accepteert met goed gepland veranderingsmanagement en gepersonaliseerde training. En uw klanten verwachten ook een naadloze gebruikerservaring: ze willen gemakkelijk door het soepele bestelproces kunnen navigeren.

Volg uw transformatie consequent op.

 

Zodra u de beschreven stappen naar uw persoonlijke web-to-print-oplossing hebt geïmplementeerd, zult u zich realiseren: digitale transformatie is een continu proces. Verzamel daarom regelmatig feedback van klanten en medewerkers om de software en processen verder te optimaliseren. Het kiezen van de juiste software voor uw web-to-print-shop is ongetwijfeld belangrijk, maar het is slechts één stukje van de puzzel. Een uitgebreide, strategische aanpak is van cruciaal belang om het volledige potentieel van uw investering in printshops te realiseren.