Document Management Services
Vind snel documenten
Breng uw documenten samen op één plaats en maak ze snel doorzoekbaar.
Beveilig uw bestanden
Beveilig uw bestanden met governance-, retentie- en toegangsregels.
Optimaliseer worfklows
Beperk manueel werk en verkort bedrijfsprocessen met slimme workflows.
Al uw documenten op een plaats
Bent u ooit verdwaald in een wirwar van verspreide documenten, kostbare tijd verspillend aan het zoeken naar cruciale informatie? Een veelvoorkomend probleem dat wij begrijpen en aanpakken.
Met een document management systeem (DMS) brengen we al uw bestanden samen, ongeacht hun bron, op één centrale plek. Geen frustrerende zoektochten meer, maar naadloze toegang tot al uw documenten, zelfs offline. Het wordt tijd om afscheid te nemen van data in silo's en informatie-overload.
Wij helpen u verder in uw documentatieproblemen met een oplossing op maat, specifiek voor uw uitdagingen. Verbeter uw productiviteit, bespaar kostbare tijd en maak een vlotte overgang van versnipperde documenten naar geoptimaliseerd documentbeheer.
Wat is een document management systeem?
Een document management systeem is dé digitale oplossing die bedrijven helpt bij het organiseren, opslaan, beheren en volgen van elektronische documenten en afbeeldingen van papieren informatie. Het stelt organisaties in staat om documenten centraal te beheren, waardoor de toegankelijkheid, veiligheid en efficiëntie worden verbeterd.
Bij Konica Minolta bieden wij geavanceerde DMS-oplossingen aan, waaronder
M-Files en
SharePoint, die zijn ontworpen om aan de specifieke behoeften van uw organisatie te voldoen.
Digitaal uw documenten managen
Metadata gestuurd
Veel tijd kwijt aan het vinden van de juiste documenten? Dankzij metadata-gestuurd informatiemanagement classificeert u gemakkelijk uw documenten om deze binnen enkele seconden terug te vinden.
Versiebeheer
Zoekt u soms naar de laatste versie van een bestand? Met versiebeheer vindt u in een oogopslag de juiste versie en ziet u wanneer een bestand aangepast is en door wie.
Governance regels
Een document management systeem (DMS) faciliteert compliance door de nodige governance regels in te stellen. Zo hebben enkel geautoriseerde personen toegang tot bepaalde data.
Wist u dat?
Waarom kiezen voor documentmanagement?
Documentmanagement biedt tal van voordelen voor organisaties:
Efficiëntie: Sneller toegang tot documenten en informatie.
Beveiliging: Betere controle over wie toegang heeft tot welke documenten.
Compliance: Voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten.
Kostenbesparing: Minder papiergebruik en opslagkosten.
Digitaal documentbeheer met deze slimme workflows
Slim documentbeheer gaat verder dan digitaal archiveren. Met onze geavanceerde workflows worden documenten automatisch herkend, geclassificeerd en doorgestuurd naar de juiste personen of systemen. Denk aan het automatisch routeren van inkomende facturen naar de financiële afdeling, of het aansturen van goedkeuringsprocessen bij contractbeheer.
Deze workflows elimineren manuele stappen, verkorten doorlooptijden en reduceren fouten. U kunt voorwaarden en triggers instellen, zoals meldingen bij ontbrekende handtekeningen of automatische archivering na goedkeuring – zodat processen volledig op maat verlopen.
Voordelen van slimme document workflows:
Automatische herkenning en verwerking van documenten
Minder handmatige handelingen en menselijke fouten
Volledige transparantie en traceerbaarheid van elke stap
Integratie met ERP-, CRM- en HR-systemen
Betere compliance en auditmogelijkheden
Of u nu werkt met HR-documentatie, klantdossiers of juridische stukken, met digitaal documentbeheer van Konica Minolta bespaart u niet alleen tijd, maar verhoogt u de kwaliteit en betrouwbaarheid van uw processen.
Integreer uw document management oplossingen in seconden
Een document management systeem moet niet op zichzelf staan. Bij Konica Minolta zorgen we ervoor dat uw DMS-oplossing naadloos integreert met de systemen die u al gebruikt. Of het nu gaat om Microsoft 365, ERP-oplossingen of branchespecifieke software – de koppeling verloopt snel, veilig en zonder complex maatwerk.
Dankzij standaard API’s en connectoren kunt u eenvoudig documenten delen, ophalen of synchroniseren tussen verschillende applicaties. Ook e-mails, bijlagen en metadata kunnen automatisch worden gekoppeld aan het juiste dossier of project.
Integratiemogelijkheden:
Koppeling met Outlook voor automatische archivering van e-mails
Synchronisatie met SharePoint, Teams of OneDrive
Integratie met boekhoud-, facturatie- en HR-systemen
Single sign-on en Active Directory-ondersteuning
Met een goede integratie vermijdt u dubbel werk en creëert u één centrale bron van waarheid voor uw bedrijfsdocumenten.
Ontdek onze document management oplossingen
Bij Konica Minolta werken we met toonaangevende technologieën om uw documentbeheer te digitaliseren en stroomlijnen. Afhankelijk van uw sector, organisatiegrootte of specifieke eisen, bieden wij twee krachtige oplossingen:
M-Files
M-Files is een intelligent informatiemanagement systeem dat uw documenten niet organiseert op basis van mappen, maar op wat ze zijn. Dankzij metadata en slimme automatisering vindt u in enkele seconden het juiste document – ongeacht waar het is opgeslagen. M-Files ondersteunt versiebeheer, goedkeuringsstromen en uitgebreide toegangsrechten, en is ideaal voor compliance-gevoelige omgevingen zoals finance, legal en HR.
SharePoint
SharePoint is een flexibel platform van Microsoft dat samenwerking en documentbeheer centraal stelt. U kunt eenvoudig gedeelde werkomgevingen opzetten voor projecten, teams of afdelingen. Documenten zijn direct te bewerken vanuit Word, Excel of Teams, met automatische versiehistorie en rechtenbeheer. SharePoint is bij uitstek geschikt voor organisaties die al in de Microsoft-omgeving werken en willen groeien in samenwerking.
Slimme workflows
Optimaliseer uw documentbeheer nu
Met Document Management Services bent u verzekerd van geordende documenten, centraal toegankelijk vanaf één locatie. Geen zoektochten meer, dankzij slimme metadata die zoekprocessen versnellen en tijd besparen. Integreer naadloos en vereenvoudig uw workflows voor elke situatie.
Maak komaf met onnodig zoeken en verminder de kans op fouten in uw documentstromen. Bespaar tijd en kosten, verbeter uw documentbeheer door met ons contact op te nemen.
