Zo bouwt u een digitale werkplek waarin teams op afstand beter samenwerken

Graag op afstand, maar enkel als het efficiënt kan

Sommige organisaties waren al lang voor COVID-19 zijn lelijke kop opstak bezig met de overstap naar werken op afstand. Flexibel werkbeleid, samen met ondersteunende samenwerkingstools en andere software en diensten, betekende dat kenniswerkers een deel van de tijd of zelfs de hele tijd thuis of op een andere externe locatie konden werken.
 
Freelancers en contractanten - die vaak op afstand en soms zelfs in verschillende tijdzones werken - maakten steeds vaker deel uit van zulke projectteams. Vandaag willen heel wat werknemers en werkgevers graag flexibel en op afstand blijven werken, ook als de kantoren gewoon open zijn.
 
Organisaties zien ook nieuwe mogelijkheden om technologie te gebruiken om hun eerstelijnswerkers te helpen om verbonden te blijven met het bedrijf. Dat was in het verleden vaak een uitdaging, omdat eerstelijnswerkers meestal mobiel zijn of werken op locaties zoals winkels, fabrieken of magazijnen en dus niet de hele dag achter een computer zitten.
 
Om telewerken echt succesvol te maken, moet u een digitale werkplek inrichten die een efficiënte online samenwerking voor iedereen in uw organisatie mogelijk maakt. Europees onderzoek toont aan dat 65% van de werknemers graag op afstand blijft werken en 33% een hybride werkregeling verkiest, terwijl digitale samenwerking en communicatie als de grootste uitdaging van telewerken (38,9%) uit de bus komt.
 

Op naar een digitale werkplek

Virtuele teams zijn enkel productief als de digitale samenwerkingsomgeving zo coherent mogelijk is. Maar het waarborgen van die samenhang is soms lastig.
 

• Door verschillende softwareoplossingen van verschillende leveranciers te combineren bemoeilijkt u vaak het beheer van problemen en vervagen de lijnen van verantwoordelijkheid.
• Als geschikte backup- en recovery-diensten ontbreken kan dit leiden tot gegevensverlies (vooral wanneer die door teamleden op afstand zijn gemaakt) en vermindert de productiviteit.
• IT-beveiliging is soms een worsteling, bijvoorbeeld wanneer u externe medewerkers real-time toegang wilt geven zonder de informatiebeveiliging in gevaar te brengen.

Uit onderzoek van Konica Minolta uit 2021 blijkt dat het opzetten van een geschikte infrastructuur voor virtueel samenwerken de grootste interne digitale transformatie-uitdaging is voor organisaties. Maar liefst 30% van de bevraagde organisaties zegt ondersteuning voor samenwerking op afstand uit te besteden of overweegt dit te doen.
 

Vier belangrijke aspecten van een efficiënte digitale werkplek

Vaak zijn er vier belangrijke aspecten waarmee u rekening moet houden bij het plannen van een efficiënte digitale werkplek en het selecteren van virtuele samenwerkingstools.
 
1. Zorg voor een veilige en eenvoudige toegang tot informatie voor teams op afstand
Microsoft Teams (onderdeel van Microsoft 365) is zeer geschikt voor taken als communicatie, virtuele samenwerking, planning en projectbeheer. Door een enterprise content management-oplossing (zoals M-Files van Konica Minolta) te integreren in Microsoft Teams kunnen gebruikers snel en eenvoudig documenten en informatie ophalen uit al uw systemen zonder de vertrouwde Microsoft Teams-interface te verlaten.
 
2. Stel virtuele teams in staat om samen documenten aan te maken
Tools zoals M-Files of Microsoft Teams bieden groepsleden alles wat ze nodig hebben voor het co-auteurschap van documenten. Virtuele teamleden kunnen samen aan documenten werken door links naar de laatste versies met elkaar te delen. Samenwerking bestaat dus niet langer uit het heen en weer mailen van kladversies en teamleden kunnen hun input inbrengen zonder documenten te dupliceren. Bovendien houdt u op die manier een volledige geschiedenis bij van bewerkingen en opmerkingen. Met M-Files kunt u zelfs documenten door digitale workflows loodsen voor beoordeling, goedkeuring en ondertekening.
 
3. Haal uw eerstelijnsmedewerkers aan boord
Medewerkers in de frontlinie staan over het algemeen dichter bij de klant en zijn dikwijls nauwer betrokken bij kritieke processen dan andere medewerkers. Omdat Microsoft 365 ge
makkelijk te gebruiken is op smartphones en tablets, kunt u eerstelijnsmedewerkers nauwer betrekken bij de organisatie en de bredere teamsamenwerking verbeteren. Zo geeft u hun (eindelijk) real-time toegang tot informatie en kunt u hun voorheen op papier gebaseerde processen digitaliseren.
 
4. Maak elektronische ondertekening van contracten mogelijk
Als ondertekenaars van financiële, juridische of HR-documenten op afstand werken, kunt u het ondertekenen ervan efficiënter maken met een oplossing voor elektronische handtekeningen. Dit verhelpt vertragingen en verkleint de administratieve rompslomp en de kans op inbreuken die kunnen ontstaan wanneer documenten op papier worden verspreid of worden gescand en gedeeld via e-mail. Vergeet echter niet dat uw aanpak van elektronische handtekeningen moet voldoen aan lokale eisen en dezelfde geldigheid moet bieden als een handgeschreven handtekening.
 

Heroverweeg werken op afstand en virtuele samenwerking

De populariteit van werken op afstand geeft aan dat het deel uitmaakt van de nieuwe norm. Het loont dus de moeite om een intelligente werkplek te creëren die klaar is voor de toekomst, met de juiste tools en technologie voor toegang tot informatie op afstand, virtuele samenwerking en elektronische handtekeningen. Zo kunt u virtuele teams, externe medewerkers en eerstelijnsmedewerkers in staat stellen om productiever samen te werken.
 
Een efficiënte digitale werkplek creëert u het beste samen met een partner die een breed scala aan diensten aanbiedt en over de vaardigheden beschikt om deze te integreren en te beheren als een veilig, schaalbaar platform dat u jarenlang zal ondersteunen.
 
Wenst u meer informatie over een efficiënte digitale werkplek? Neem dan snel contact met ons op!