Geef uw werknemers de juiste Microsoft 365-trainingen

1. Kies de juiste tool voor de juiste taken

Het is belangrijk dat iedereen in uw organisatie op dezelfde manier omgaat met digitale tools. In het ideale geval beschikt u over een heldere communicatiestrategie, die duidelijk maakt welke tools voor welke taken moeten gebruikt worden. Zo doorbreekt u best de historisch gegroeide, overmatige afhankelijkheid van e-mail. Outlook is prima om extern te communiceren, maar interne communicatie verloopt beter via bijvoorbeeld Teams of SharePoint.
 

2. Gebruik Microsoft-leertrajecten

Niet al uw werknemers gebruiken de Microsoft 365-tools die uw organisatie inzet even vlotjes. Gelukkig biedt Microsoft een aantal handige zelftrainingshulpmiddelen, zoals Learning Pathways. Deze leertrajecten zijn ontworpen om hun vaardigheden in Microsoft 365-tools te verbeteren. Bovendien zijn ze gratis inbegrepen in alle Microsoft 365-licenties, beschikbaar in verschillende talen en altijd up-to-date. U ontgrendelt ze eenvoudig in het Admin Center. Zeker als u SharePoint Online gebruikt voor uw interne communicatie is een integratie met Microsoft Learning Pathways de logica zelve.
 

3. Gebruik de Help-sectie in Teams

Microsoft Teams heeft een uiterst nuttige Help-sectie, opgedeeld in drie belangrijke gebieden: Nieuws/Wat is er nieuw, Training en Topics.

Omdat Microsoft 365 voortdurend evolueert is het belangrijk dat iedereen op de hoogte blijft van de laatste verbeteringen en nieuwste functies. Dat kan eenvoudig via een bezoek aan de Nieuws-sectie. U opent ze makkelijk rechtstreeks of via de zoekfunctie (‘Wat is er nieuw').

Onder Training vindt u naast een scala aan videohandleidingen ook Quick Start en een fantastische introductie tot Teams, die uw medewerkers onder meer laat zien hoe ze Chat kunnen gebruiken en bestanden kunnen delen. Verder zijn er nuttige opleidingen over hoe u een Team aanmaakt, met externe gasten werkt en kanalen gebruikt.

In het Topics-gedeelte zijn de zelfstudievideo's handig gegroepeerd per type, wat relevante video's vinden en bekijken erg eenvoudig maakt.
 

4. Voorzie duidelijke documentatie en handleidingen

Wie de middelen en de capaciteit heeft, kan natuurlijk ook zelf voor opleidingsmateriaal zorgen. Let erop dat uw documentatie en videohandleidingen gebruiksvriendelijk zijn, ook voor nieuwe of onervaren werknemers. Focus op de basis, zoals algemene definities van Microsoft 365-tools, cases, veelvoorkomende taken, best practices en tips om problemen op te lossen.
 
Wie tip 2 (Gebruik Microsoft-leertrajecten) ter harte neemt, kan nieuwe, zelfgemaakte zaken simpelweg aan SharePoint Online toevoegen. Zo bouwt u automatisch een gebruiksvriendelijke kennisbank op.
 

5. Vraag feedback aan uw medewerkers

Het is belangrijk om feedback te krijgen van zowel nieuwe als geroutineerde werknemers over hun ervaringen met de Microsoft 365-tools. Gebruik hun waardevolle inzichten om verbeterpunten voor trainingen te identificeren en uw ondersteuningsmaterialen te verfijnen.
 
Het algemene doel is om een omgeving te creëren waarin alle werknemers zich gesterkt, ondersteund en zelfverzekerd voelen om Microsoft 365-tools te gebruiken, zodat ze niet willen terugkeren naar Outlook en oude silo-toepassingen die de productiviteit en vooruitgang belemmeren.


Konica Minolta helpt u graag met de implementatie van de juiste Microsoft 365 Learning & Onboarding-programma’s in uw organisatie. Interesse? Contacteer ons dan snel!