Zoals alle sectoren heeft de bouwsector haar eigen normen en vereisten voor informatiebeheer. Of het nu gaat om een particulier contract, een residentieel of commercieel bouwproject, ze vereisen allemaal nauwkeurige, up-to-date gegevens. En die moet u gedurende de looptijd van het project goed beheren. Met een slim informatiemanagement vereenvoudigt u dat beheer.
Contracten, plannen, werfdetails en incidentrapporten… de bouwsector moet zijn activiteiten uitgebreid documenteren. Makkelijk is dat niet: aan elk project zijn talloze documenten gekoppeld, en vaak zijn er meerdere versies van één document. U op een verouderde versie baseren kan nefaste gevolgen hebben voor het project. Efficiënt document- en versiebeheer zijn dus cruciaal.
Naast projectspecifieke documenten is er ook de interne informatie die u te managen heeft. Van iedere werknemer moet u zijn persoonlijke informatie, kwalificaties, licenties en andere branchecertificeringen bijhouden. Daarnaast moet u ook bedrijfsgegevens bijhouden over verzekeringen, financiën, naleving van gezondheid en veiligheid op de werkplek en vele andere vertrouwelijke documenten. Veel van deze documenten moet u bovendien regelmatig vernieuwen, denk maar aan licenties, certificeringen en verzekeringsinformatie.
Maar ook als u alsmaar meer informatie digitaal beheert, neemt de werkdruk daardoor niet af, wel integendeel. De veranderende nalevingsvereisten en sectorregelgeving dwingen bouwbedrijven om steeds gedetailleerdere en nauwkeurigere verslagen bij te houden. En die moeten ten allen tijde controleerbaar zijn.
Het lijkt misschien onmogelijk om deze complexe administratie te vereenvoudigen. Toch kunnen bouworganisaties - met de juiste technologische oplossing - een sterk document-, informatie- en compliancebeheer handhaven. Intelligent informatiebeheer (IIM) automatiseert veel van deze processen, waardoor u minder gegevens handmatig moet ingeven en u fouten of onnauwkeurigheden kunt verminderen.
Hoe een IIM-oplossing kan helpen
Door uw documenten te digitaliseren is de eerste strijd al gestreden. Papieren documenten omzetten in doorzoekbare, digitale versies, vermindert de hoeveelheid papier die kan (en zal) zoekraken of die veel ruimte inneemt in een kantoor. Maar zonder IIM-oplossing komt die digitalisering erop neer dat u een hardcopy-probleem inwisselt voor een digitaal probleem.
Intelligent informatiebeheer (IIM) optimaliseert uw zakelijke workflows, productiviteit en operaties en zorgt ervoor dat u minder tijd, middelen en fysieke ruimte nodig hebt om afgedrukte documenten op te slaan. Meer nog, dankzij een IIM-oplossing zet u een stap in de goede richting van een efficiënt, geïntegreerd en sectorconform informatiebeheer.
Met IIM overwinnen bouwbedrijven 10 belangrijke uitdagingen:
1. Silo's afbreken
Ongestructureerde informatie is moeilijk te klasseren en dus te doorzoeken. Mogelijk vinden werknemers de informatie die ze nodig hebben niet of niet snel genoeg terug. Dat zorgt voor hiaten in uw bedrijf en stelt het bloot aan compliance- en beveiligingsrisico's. Daarom is het belangrijk om gegevens via een IIM-oplossing onderling te verbinden.
2. Papierwerk veilig archiveren
De belangrijkste documenten van een bedrijf bewaar je vaak als papierwerk: ondertekende contracten, certificaten en licenties. Maar dat papierwerk kan makkelijk verloren gaan of beschadigd raken. Met een online beheersysteem slaat u dit allemaal op één digitale plek op en vindt u het makkelijk terug. Moet u een vergunning of licentie verlengen? Dan geeft het systeem u een geautomatiseerde herinnering.
3. Beheer van activa
Uw activa managen kan ongelooflijk complex zijn. Van aanschaf en onderhoud tot ontmanteling: u moet uw activa gedurende de hele levenscyclus zorgvuldig documenteren en beheren voor optimale resultaten. Met een IIM-oplossing beheert en onderhoudt u ze volgens best practices, en volgt u ze nauwkeurig op.
4. Beheer van milieu, gezondheid en veiligheid
Verwondingen en ongevallen voorkomen, milieunormen en wetgeving volgen … bouwbedrijven moeten aan steeds strengere verplichtingen rond milieu, gezondheid en veiligheid voldoen. U moet uw nalevingsinspanningen documenteren en opvolgen, gegevens analyseren om risico's te identificeren en te beoordelen en een auditspoor voor relevante instanties te bieden.
5. Voldoen aan de nalevings- en regelgevingsvereisten
Een online beheersysteem slaat sectorale accreditaties en licenties op één digitale plek op en voorkomt dat ze verloren gaan of beschadigd geraken.
6. Beheer van bouwportefeuilles
Bewaart u de details van alle bouwprojecten op één locatie? Dan krijgt u een holistische kijk op de activiteiten van uw bedrijf, in plaats van elk project afzonderlijk te moeten bekijken. Zo neemt u makkelijker gefundeerde beslissingen. Volgens KPMG lopen de best presterende bouwbedrijven voorop in governance en controles, omdat 69 procent hun projectbeheersystemen heeft geïntegreerd met meerdere tools voor projecten en portfolio's[1]. Met een IIM-oplossing hebben besluitvormers alle portfolio- en projectinformatie die ze nodig hebben binnen handbereik. Zo krijgen ze meer slagkracht en maken ze betere zakelijke beslissingen.
7. Offerte-to-cash doorstroming verbeteren
Tussen een offerte voor een project en de uiteindelijke betaling ervan ligt behoorlijk wat tijd. Er dienen heel wat stappen gezet te worden om uiteindelijk een offerte te verzilveren. Het papierwerk dat met elk van die stappen gepaard gaat, is complex en vormt een integraal onderdeel van het succes (of het mislukken) van het project. Een IIM-oplossing stroomlijnt deze processen, automatiseert vele ervan en zorgt ervoor dat u geen enkele kritieke stap mist.
8. Transportlogistiek en apparatuurleases beheren
Er zijn contracten en wettelijke verplichtingen verbonden aan het beheer van transportlogistiek en materiaalverhuur. Houdt u een duidelijk, overkoepelend zicht op alles wat erbij komt kijken? Dan kan uw bouwbedrijf zijn verplichtingen nakomen en een optimale ROI behalen.
9. Nauwkeurige financiële gegevens bijhouden
Uw financiële gegevens centraal en digitaal managen helpt uw financiële teams het overzicht te houden. Zo weten ze precies welke betalingen al gebeurden en welke er in behandeling zijn. Die strakke opvolging voorkomt of vermindert onnauwkeurigheden, dubbele of gemiste betalingen.
10. Sourcing- en inkoopprocessen
Een sterker informatiebeheer helpt u om kansen en verbeterpunten te identificeren. Het kan u een betere bedrijfsanalyse opleveren en dus tot een betere toekomstige besluitvorming leiden.
Uw documenten digitaliseren was uw eerste grote stap in de goede richting zette. Tijd om nu ook een intelligente oplossing voor informatiebeheer te implementeren. Zo verbetert u de administratie en de algehele prestaties van uw bedrijf.
Meer weten over onze intelligente informatiebeheeroplossingen en welke voordelen ze uw bouwbedrijf leveren? Neem vandaag contact op met uw Konica Minolta -team.