Home Blog Waarop letten bij het kiezen van een printer voor een hybride werkplek?

Waarop letten bij het kiezen van een printer voor een hybride werkplek?

| 26 september 2022

De wereldwijde pandemie veegde de conventionele kantooropstelling van tafel: overal gingen bedrijven hun werkplek in sneltempo herstructureren. Thuiswerken en hybride werkomgevingen maakten de weg vrij voor nieuwe digitale technologieën en dito methoden van organisatiecommunicatie. Op de lange lijst van processen die bedrijfsleiders moesten heroverwegen: de printbehoeften van hun werknemers. Sindsdien zijn veel op papier gebaseerde processen getransformeerd, maar de behoefte om documenten of een tekst te printen blijft groot. Maar waarop moet u precies letten als u een nieuwe kantoorprinter kiest voor een hybride werkplek?



1. Printerbeveiliging

Printers worden vaak over het hoofd gezien als het gaat om beveiliging. Jammer, want een onbeveiligde printer is een makkelijk doelwit voor cyberaanvallen in een hybride kantooromgeving. Om nog maar te zwijgen van printen op thuisapparatuur: daar is de kans nog groter dat gevoelige informatie uitlekt.

Een veilige printomgeving is dus erg belangrijk. Het kan met printers die beschikken over wachtwoordbeveiliging, data-encryptie en de mogelijkheid om gegevens te overschrijven of te wissen. Je doet er ook verstandig aan om voor een printoplossing te kiezen die beveiligd pull-printen biedt. Zulke oplossingen vragen eerst om een pincode of een andere verificatiemethode voordat ze opdrachten uit de afdrukwachtrij vrijgeven. Dat zorgt er niet alleen voor dat enkel de persoon die het document afdrukt het kan ophalen, maar vermindert ook het aantal onbedoelde of dubbele afdrukken. Zo bespaart u dan weer op papier-, inkt- en energiekosten.
 

2. Multifunctionele apparaten met netwerkconnectiviteit 

Thuiswerkplekken zijn meestal minder ruim bemeten dan kantoren, dus één compact apparaat dat printen, kopiëren en scannen combineert is ideaal voor externe werknemers. Als dat apparaat bovendien verbinding kan maken met een netwerk kunnen thuiswerkers ook veilig rechtstreeks afdrukken op een kantoorprinter.
 

3. Contactloze oplossingen

Het gebruik van een printer op een centraal kantoor betekent dat mensen het apparaat vaak aanraken, wat kan leiden tot hygiëneproblemen tijdens virusuitbraken zoals de griep of COVID-19. Dit is eenvoudig te vermijden: kies een printer die opdrachten vanaf een ander apparaat kan verwerken, zo kan u zonder fysiek contact uw papieren ophalen. Deze door pull-printing gestuurde methode bespaart ook tijd omdat gebruikers rechtstreeks kunnen afdrukken vanaf hun eigen computer en omdat het apparaat zijn taak van a tot z uitvoert zonder tussenkomst van diezelfde gebruiker.
 

4. Kosten en efficiëntie 

Tonergebruik, energieverbruik en lopende onderhoudskosten: printers kunnen duur uitvallen voor organisaties die hun machinepark niet zorgvuldig onder de loep nemen. Maar met de juiste printmanagementoplossing kunnen bedrijven hun printerpark afstemmen op hun reële behoeften. Betaal niet voor meer printers dan u nodig hebt en kies uitsluitend voor apparaten met een goede reputatie qua energiezuinigheid en tonergebruik. Eén goeie printer met een hoge capaciteit kan ook tijd, energie en kosten besparen voor organisaties die veel moeten printen.

Voor bedrijven die switchen naar externe en hybride werkomgevingen is het belangrijk om de juiste hardware en functies te kiezen met het oog op een productieve en veilige werkruimte. Konica Minolta heeft een reeks toonaangevende printers voor zowel het kleinste kantoor als erg grote bedrijven. 

Wilt u weten hoe wij een printoplossing kunnen leveren die voldoet aan uw specifieke behoeften? Neem dan vandaag nog contact met ons op!
 

Blog

Blog

5 veelvoorkomende struikelblokken bij het gebruik van Microsoft 365

Nederland is een Microsoft-land, en de logische stap voor iedere organisatie die het Microsoft-ecosysteem heeft omarmd, is een migratie naar Microsoft 365. De voordelen lijken vooraf haast vanzelfsprekend, maar achteraf blijft u misschien op uw...

Meer lezen

4 Beveiligingsrisico’s van printen en hoe je ze oplost

3 pijlers van een duurzame digitale organisatie

5 tips voor veilig printen

Hoe duurzaam is uw digitale transformatie?
Lees meer