Organisaties investeren mondjesmaat in de vindbaarheid van informatie

Door Jeffrey Muller, Senior Market Development Manager bij Konica Minolta Business Solutions

Daarbij zijn veel medewerkers vanuit hun privéleven gewend aan de geavanceerde zoekprestaties van bijvoorbeeld Google en hierdoor ligt de lat behoorlijk hoog. Slimme technieken zoals Artificial Intelligence in Google’s zoekmachine zorgen ervoor dat we niet meer gewend zijn om veel moeite te doen voor hetgeen we zoeken. Deze verwachtingen nemen we, al dan niet bewust, mee naar kantoor. Als we daar opeens wél veel moeite moeten doen voor het verzamelen van informatie, raken we al snel gefrustreerd. Gebruiksvriendelijkheid en vindbaarheid zijn daarom niet alleen cruciaal voor klanten, maar ook voor medewerkers.

Medewerkers zijn net mensen
Organisaties lijken soms te vergeten dat mensen zowel de rol van medewerker als van klant kunnen aannemen. In de praktijk zie je dan ook dat organisaties een aanzienlijk bedrag investeren in een gebruiksvriendelijke website, omdat ze willen voorkomen dat klanten op de website ‘afhaken’, terwijl medewerkers van diezelfde organisatie zich een weg moeten banen door complexe systemen en omslachtige procedures. Het belangrijkste verschil tussen beiden? Medewerkers hebben niet de optie om halverwege af te haken. Met name als het gaat om documentbeheer, zie je dat gebruiksvriendelijkheid ver te zoeken is. In veel organisaties is er geen overkoepelend systeem om informatie terug te vinden, terwijl de databerg alleen maar toeneemt. Belangrijke documenten, zoals facturen, raken kwijt omdat medewerkers simpelweg niet meer weten waar deze staan opgeslagen. In een map op een centrale of afdelingsschijf? In SharePoint? Of als e-mail in Postvak IN?

Zakelijke Google
Sommige organisaties proberen hun databerg te structureren door alle losse systemen aan elkaar te koppelen, zodat er meer overzicht ontstaat. Maar eigenlijk is dat helemaal niet nodig. Het is veel slimmer om voor een overkoepelend systeem te kiezen dat fungeert als een paraplu over diverse datacontainers heen. Een soort interne zoekmachine dus, waarbij de informatie gewoon op dezelfde plek kan blijven staan. Net zoals Google, dat is ook een laag die met informatie verbonden is, zonder deze te verplaatsen of aan elkaar te verbinden.

Inmiddels zijn er al verschillende interne zoekmachines op de markt die op basis van een zoekterm in enkele seconden al je data doorzoekt. De grote kracht van dit soort systemen is dat ze ook de inhoud van documenten kunnen lezen en begrijpen.

Prioriteiten stellen
Hoewel de noodzaak van een interne zoekmachine, en documentbeheer in het algemeen, vaak laag op het prioriteitenlijstje staat, is het aanzienlijk kostenbesparend. Met slim documentbeheer kunnen medewerkers simpelweg een stuk sneller werken.Vaak focussen organisaties zich, uiteraard terecht, vooral op het maken van winst. Maar als je tegelijkertijd geen inzicht hebt in waar er tijd (en dus geld) ‘wegvloeit’, dan levert je business onder aan de streep minder op dan voorspeld. Ik vergelijk het met het bekende ‘dweilen met de kraan open’. Dan vraag je jezelf op een gegeven moment ook af waarom de vloer nog steeds nat is. Om bij deze metafoor te blijven; vaak merken organisaties niet eens dat hun kraan open staat. Met dit in gedachten, hoe staat het met de interne vindbaarheid in jouw organisatie?

Deze blog is eerder gepubliceerd op de website van AG Connect.