Maximale efficiëntie en meer inzicht dankzij nieuwe factuuroplossing

Elk jaar krijgt de administratie rond de 10.000 inkomende facturen te verwerken, documenten die tot voor kort allemaal in printversie moesten worden behandeld. Dat gold ook voor de circa zestig procent facturen die via e-mail binnenkwamen: die werden afgedrukt en samen met de juiste leveringsbonnen in mapjes gestoken. “Dat kostte ons enorm veel tijd”, zegt Seppe De Bont, die bij de Coöperatie Hoogstraten als ICT-er verantwoordelijk is voor dit project. “We hebben een heel goed ERP-systeem, maar tot voor kort moesten we daar alle factuurinformatie manueel in invoeren. Ik schat dat al dat werk samen ons een halve FTE kostte.”
 

Administratieve rompslomp
Net zoals in elke organisatie moeten facturen het juiste administratieve proces doorlopen, inclusief de nodige goedkeuringen. Omdat dat bij de coöperatie allemaal op papier moest gebeuren, en dus ook fysiek op het bureau, duurde het soms lang vooraleer de juiste verantwoordelijke manager zijn fiat gaf. Seppe De Bont: “Onze administratie miste ook het overzicht: welke facturen circuleerden er en welke status hadden ze? En een specifiek deel van de facturen – met sommige leveranciers wordt de betaling geregeld via korting contant – maakten ons het leven nog moeilijker, want die moesten ook nog eens apart worden behandeld.”

Hoog tijd dus om te investeren in een oplossing en De Bont ging op zoek naar potentiële partners. “Onze casus was niet erg ingewikkeld. We zochten vooral naar een oplossing die daar – ook financieel – het dichtst bij aansloot, en die bovendien visueel en ergonomisch goed in mekaar zat. Dat werd uiteindelijk de factuuroplossing van Konica Minolta, waarmee we– de facturen ook kunnen koppelen aan ons ERP-systeem. Dat is een heel grote troef omdat wij een zelfgeschreven pakket gebruiken.”
 

Sneller en transparanter
Ondertussen is de factuuroplossing al geruime tijd in gebruik en werpt het zijn vruchten af. “De circulatietijd – de tijd van het binnenkomen van een factuur tot de input in het boekhoudpakket – is veel korter geworden. Uiteraard valt een groot deel van de papieren rompslomp en de manuele input weg, wat op zich al een enorme verlichting biedt. Daarnaast kunnen de verantwoordelijke managers de facturen nu goedkeuren vanop eender welke plek, omdat alles digitaal verloopt.”

Ook qua duidelijkheid en transparantie heeft de coöperatie een grote stap vooruitgezet. De factuuroplossing van Konica Minolta maakt het immers mogelijk voor verschillende medewerkers om in één flow hun goedkeuring te geven. De Bont: “En omdat de hele opmerkingenhistoriek voor iedereen zichtbaar is en wij perfect kunnen tracken welke status elke factuur heeft, gebeurt dat allemaal veel sneller en transparanter. Dat de tool van Konica Minolta een zeer gebruiksvriendelijk systeem is, waar iedereen meteen mee weg is, helpt daar natuurlijk bij.”

“In het algemeen heeft Konica Minolta ons het leven enorm vereenvoudigd. Kijk alleen al maar naar de enorme papierberg die nu wegvalt. Bovendien moesten we vroeger al die fysieke documenten nog inscannen voor ons digitale archief – want dat hadden we al wel. Nu gebeurt alles automatisch digitaal, en valt die handeling weg. Er zit trouwens nog groeimarge op het systeem. We willen ook graag facturen toewijzen aan projecten, wat vooral handig is voor onze investeringsdossiers. Zover zijn we nog niet geraakt, maar weten dat het kan is al een geruststelling.”
 

Vlot proces
Konica Minolta pakte het hele traject aan via een flow van analyse, interface- en definitiestudie, implementatie, training en ten slotte oplevering en nazorg. De Bont: “Dat gebeurde allemaal heel vlot en alle collega’s hier geven aan dat ze het heel makkelijk werken vinden. Ze zitten ook boordevol ideeën voor extra toeters en bellen, dus neem ik binnenkort zeker eens contact op met Konica Minolta om die te bespreken.”