De problemen van slecht document management

| 26 maart 2021

Het vergaren en verzamelen van informatie speelt een centrale rol binnen elk bedrijf. Deze informatie is verspreid over een enorme hoeveelheid documenten die dagelijks opgemaakt, geraadpleegd, gedeeld en aangepast worden. Het spreekt dan ook voor zich dat deze waardevolle informatie niet alleen beschikbaar is voor iedereen binnen uw organisatie, maar ook eenvoudig te vinden is.



Jammer genoeg is dat in veel organisaties niet het geval en kampen ze met een gebrekkig documentbeheer. Om u meer inzicht te geven in het ontstaan van een dergelijke chaos in informatie, lichten we graag enkele belangrijke problemen toe van slecht document management. Zo herkent u meteen de signalen en kan u ermee aan de slag.
 
Documenten zijn verspreid over verschillende applicaties en locaties
 
Technologie verandert voortdurend en geeft ons de mogelijkheid om aan de hand van verschillende applicaties en tools onze bedrijfsprocessen te vereenvoudigen en te optimaliseren. Ze maken een efficiënte samenwerking mogelijk tussen collega’s. Dat is natuurlijk geweldig, maar het gebruik van zoveel verschillende applicaties heeft ook een belangrijk nadeel. Omdat niet alle tools met elkaar verbonden zijn of beschikken over een gezamenlijke opslag, ontstaat er een smeltkroes aan opslagplaatsen voor de talrijke documenten.
 
Daarnaast werken verschillende populaire applicaties niet met een overzichtelijke mappenstructuur, maar maken ze gebruik van een zoekfunctie. Die kan dan wel op een eenvoudige manier een bepaald document terugvinden, maar het omkaderend geheel valt weg. U moet dus telkens de zoekfunctie gebruiken om een bestand te vinden, ook al hebben ze met elkaar te maken. Deze manier van werken zorgt dan ook voor verlies van kostbare tijd.
 
Chaos door een verwarrende en inconsistente mappenstructuur
 
Er zijn verschillende bedrijven die reeds gebruikmaken van een specifieke mappenstructuur als document managementsysteem. Op zich een goede zaak, maar een mappenstructuur is alleen maar efficiënt wanneer iedereen binnen uw bedrijf precies weet hoe deze opgebouwd is en welke documenten op welke plek thuishoren. Indien dit niet het geval is en de mappenstructuur verwarrend is, gaan werknemers hun eigen ding doen en ontstaat er een inconsistente structuur voor het opslaan van documenten.
 
 
Bestanden zijn moeilijk terug te vinden
 
Één van de grootste problemen van slecht document management is het niet meteen terugvinden van bestanden. Dat kan verschillende oorzaken hebben: enerzijds zijn er nog verschillende werknemers die documenten lokaal opslaan en niet op een gezamenlijke opslagplaats. Anderzijds verloopt communicatie tussen medewerkers en externe partijen vaak via e-mail waarin ze vervolgens ook de documenten openen en opnieuw lokaal op hun desktop opslaan. Het gevolg van lokale opslag is een voortdurend heen en weer sturen van documenten, vaak nog met verschillende versies van hetzelfde bestand.
 
Wanneer er wel een gezamenlijke opslagplek gebruikt wordt, maar geen consistente manier van opslaan gehanteerd wordt, kan dat ook leiden tot documenten die moeilijk vindbaar zijn.
 
Verschillend zoekgedrag tussen generaties
 
Tot slot willen we ook nog even het verschil in zoekgedrag tussen generaties aankaarten. Niet iedereen zoekt documenten op dezelfde manier en dat heeft soms te maken met een verschil in generatie. Nieuwere generaties zijn bijvoorbeeld meer gewend om applicaties als Instagram, Facebook en WhatsApp te gebruiken. Omdat deze apps geen mappenstructuur hanteren om informatie op te slaan, maar een snelle zoekfunctie, zullen medewerkers van die generaties meer gebruik maken van een zoekfunctie in andere systemen. Dat staat dan in contrast met de werkwijze van medewerkers uit een andere generatie die steeds een specifieke mappenstructuur hanteren en dus ook documenten in mappen zullen zoeken. Om deze verschillende werkwijzen beter op elkaar af te stemmen en consistentie te creëren, is de noodaan een eenduidig document managementsysteem hoog.

Document Management Systemen als geschikte oplossing

Gelukkig is de oplossing te vinden in DMS of Document Management Systemen die uw bedrijf ondersteunen in het beter organiseren van uw documentenstromen. Op die manier zal alle informatie steeds beschikbaar én vindbaar zijn voor elke werknemer. Enkele voorbeelden van DMS zijn SharePoint en Microsoft Teams. Onze IT-dochter Aurelium ontwikkelde zelfs een eigen Aurelium SharePoint waarmee u uw documentbeheer efficiënter kan beheren. Wenst u meer te weten over SharePoint als DMS, dan kan u zich inschrijven voor de Aurelium SharePoint demo.

Bent u eerder op zoek naar informatie over hoe u precies uw bestanden vindbaar en beschikbaar maakt voor alle werknemers en dat op een snelle en efficiënte manier? Schrijf u dan snel in voor ons webinar omtrent document management. We geven u enkele interessante tips mee voor een geoptimaliseerd document management binnen een Microsoft 365 cloud-omgeving. Tijdens deze sessie komt u eveneens meer te weten over bovenstaande uitdagingen en tonen we u een aantal mogelijkheden van DMS waaronder het gebruik van portals en een effectieve mappenstructuur.