Wanneer is het tijd om uw printer te vernieuwen?

09/09/2026

Multifunctionele printers (MFP’s) zijn robuuste toestellen die best lang meegaan. Dat wil niet zeggen dat u ze eeuwig kan gebruiken. Een upgrade van uw MFP kan aan de orde zijn, ook wanneer het toestel nog keurig afdrukt en scant.

Een MFP neemt immers een centrale plek in uw organisatie in. Onduidelijke interfaces, verouderde protocollen, onzichtbare beveiligingsproblemen, duur onderhoud en verbruik zijn allemaal factoren die kunnen wijzen dat het tijd is om een nieuw toestel te overwegen. Hoe herkent u de tekenen aan de wand?

Toenemende onderhoudskosten

Een MFP kan in de loop der jaren tal van kleine problemen ontwikkelen. Organisaties die niet hebben ingetekend op managed print services, kunnen op een bepaald moment merken dat ze wel erg vaak beroep moeten doen op bijkomende ondersteuning. Eén interventie omdat het toestel niet naar behoren functioneert, kan al eens gebeuren. Een tweede of zelfs een derde op redelijk korte tijd, mag u toch zien als een indicatie dat er iets schort.

Na ongeveer vijf jaar kan het zinvol zijn om kritisch te bekijken of uw MFP nog aansluit bij uw huidige behoeften. De werkelijke levensduur hangt onder meer af van het printvolume, het gebruik en het onderhoud. Wanneer problemen zich na die vijf jaar beginnen opstapelen, is de kost van een interventie en eventuele reparatie eigenlijk niet meer te verantwoorden. De printer is dan stilaan pensioengerechtigd, en u kijkt beter uit naar vervanging.

Complex beheer

Misschien werkt uw printer nog wel naar behoren: fabrikanten zoals Konica Minolta leveren immers betrouwbare toestellen af, die ook na vijf jaar nog hun dienst kunnen bewijzen. Vergis u echter niet: ook een printer die nog functioneert, kan aan vervanging toe zijn.

Printers maken integraal deel uit van het IT-landschap, en dat landschap is de afgelopen jaren sterk veranderd. Moderne printoplossingen kunnen het beheer aanzienlijk vereenvoudigen, bijvoorbeeld door minder afhankelijk te zijn van lokale printservers en afzonderlijke printerdrivers. Technologieën zoals driverless en serverless printing verminderen zo de beheerlast voor uw IT-team en maken het voor (nieuwe) medewerkers eenvoudiger om snel en probleemloos te printen. Uw MFP moet deze moderne technologieën uiteraard wel ondersteunen. Vasthouden aan oude hardware heeft hier een echte kostprijs: zowel uw IT-team als uw werknemers verliezen immers kostbare tijd aan handelingen die overbodig zouden zijn bij een moderne MFP.

Veiligheidsrisico

Het cyberdreigingslandschap is de afgelopen jaren in sneltempo veranderd. Cyberaanvallen worden steeds geavanceerder en organisaties krijgen te maken met een voortdurend veranderend dreigingslandschap. Uw MFP zit centraal in uw bedrijfsnetwerk, maar wordt in de context van beveiliging al te vaak vergeten.
Toch worden via MFP’s gevoelige documenten verwerkt en mogelijk intern opgeslagen. Bovendien maakt hun verbinding met het bredere netwerk MFP’s interessant voor cybercriminelen als mogelijke toegangspoort tot uw bedrijfsnetwerk. Het spreekt voor zich dat printer-fabrikanten er vandaag alles aan doen om hun toestellen adequaat te beveiligen.

Oudere MFP’s dateren van een tijdperk waarin bedreigingen minder geavanceerd waren, waardoor sommige beveiligingscapaciteiten rond BIOS-bescherming, beheer en encryptie nog ontbreken. Bij echt oude toestellen kan de fabrikant de software-ondersteuning intussen beëindigd hebben, waardoor de firmware geen updates meer krijgt.

In beide gevallen kan een verouderde printer een onnodig beveiligingsrisico binnen uw netwerk vormen. Een investering in een nieuwe MFP kan bijgevolg de beveiliging van uw bedrijf significant verbeteren.

Gedateerde interface

De manier waarop gebruikers MFP’s bedienen, is het afgelopen decennium ook veranderd. Ingebouwde schermen zijn groter en de gebruikersinterface zelf ligt meer in lijn met wat werknemers vandaag verwachten en begrijpen. Oude toestellen met kleine schermen of een veelvoud aan complexe knoppen nodigen niet uit tot gebruik en zorgen mogelijk voor frustratie.

Wanneer u of uw collega’s zich bewust worden van hoe gedateerd de printer voelt om mee te werken, dan mag de conclusie duidelijk zijn. Het toestel voldoet dan niet meer aan de noden van een gestroomlijnde, moderne werkomgeving, en is aan vervanging toe.

Hoger energie- en materiaalverbruik

Ook het energie- en materiaalverbruik van uw MFP kan een reden zijn om een ouder toestel opnieuw onder de loep te nemen. Nieuwere generaties printers zijn doorgaans ontworpen met meer aandacht voor energie-efficiëntie en beschikken over slimme functies die het verbruik tijdens en tussen printopdrachten helpen beperken.
Denk bijvoorbeeld aan energiezuinige slaapstanden en instellingen die dubbelzijdig printen stimuleren en zo het papierverbruik kunnen verminderen. Op termijn kunnen dergelijke verbeteringen niet alleen bijdragen aan lagere operationele kosten, maar ook aan de duurzaamheidsdoelstellingen van uw organisatie.

Merkt u dat uw huidige MFP relatief veel energie of verbruiksmaterialen nodig heeft? Dan is het zinvol om bij de afweging tussen verder gebruiken en vervangen niet alleen naar de aankoopprijs te kijken, maar naar de totale gebruikskosten en milieu-impact over de volledige levensduur van het toestel.

Verminderde printkwaliteit

Tot slot kan u opmerken dat de kwaliteit van de prints niet meer is wat ze ooit geweest was. Na verloop van tijd kunnen de afdrukken van uw MFP sporen van sleet beginnen vertonen. Denk aan minder scherpe tekst, of occasionele vlekken van inkt of toner.

Zeker wanneer uw pagina’s afdrukt om te delen met klanten, is zo’n vermindering van kwaliteit nefast. Ze straalt negatief af op de geloofwaardigheid van uw onderneming. Wanneer een printer in feite alleen nog goed genoeg is voor intern gebruik, is dat een duidelijk signaal.

Een investering die loont

Een MFP neemt een belangrijke plaats in binnen uw organisatie. Het toestel is verbonden met uw bedrijfsnetwerk, wordt dagelijks door medewerkers gebruikt en vraagt ook de nodige aandacht van uw IT-team. Wanneer het beheer complexer wordt, de onderhoudskosten oplopen of het toestel niet meer voldoet aan de huidige verwachtingen rond beveiliging, gebruiksgemak en efficiëntie, is het tijd om uw printomgeving opnieuw onder de loep te nemen.

Dat betekent niet automatisch dat elk ouder toestel onmiddellijk vervangen moet worden. Het is vooral een goed moment om uw huidige printbehoeften, gebruik, beveiliging en beheer opnieuw in kaart te brengen en te bekijken welke oplossing het beste aansluit bij uw organisatie.

Niet zeker of uw huidige printer nog bij uw organisatie past? De experts van Konica Minolta helpen u graag om uw printomgeving te evalueren en de juiste oplossing te vinden. Afhankelijk van uw behoeften kan dat een nieuwe MFP zijn, maar ook een refurbished toestel uit het bizhub Refreshed-gamma.