We zijn nu aan het oogsten: Zorgbalans verwerkt papieren facturen digitaal via Konica Minolta-connector

We zijn nu aan het oogsten: Zorgbalans verwerkt papieren facturen digitaal via Konica Minolta-connector

We zijn nu aan het oogsten: Zorgbalans verwerkt papieren facturen digitaal via Konica Minolta-connector

Zorgbalans is een van de grote zorgaanbieders in Noord-Holland. Zo’n 3300 medewerkers bieden, ondersteund door vele vrijwilligers, verpleging, verzorging en behandeling aan ruim 5500 cliënten. Alle facturen komen centraal binnen op het Haarlemse hoofdkantoor bij de afdeling Administratieve Diensten. Soms digitaal, soms elektronisch, maar veel ook nog per post. Dankzij de koppeling tussen de Konica Minolta-multifunctionals en de verwerkingsapplicatie TBlox kunnen ook de papieren facturen snel worden verwerkt. Afdelingshoofd Wim Janssen: “De vernieuwingen in ons factuurverwerkingsproces verliepen niet altijd zonder slag of stoot, maar we zijn nu wel aan het oogsten.”



Toen Janssen in 2008 bij Zorgbalans startte, was het factuurproces verre van optimaal: “Papieren facturen kwamen op verschillende locaties binnen, waardoor de nodige facturen zoekraakten. Daarnaast hadden we ook nog eens te maken met verschillende administratieve systemen. Uiteindelijk hebben we alles centraal georganiseerd. We zijn naar één ERP-systeem gegaan en kozen TBlox als applicatie om de facturen digitaal te verwerken. In het ziekenhuiswezen had ik eerder al positieve ervaringen opgedaan met TBlox.”


Sneller scannen

Zorgbalans werkte aanvankelijk met een scanner van TBlox, totdat Janssen hoorde over de mogelijkheden van de Konica Minolta connector. “We hadden hier al twee Konica Minolta-multifunctionals staan: één voor HRM, en één voor onze afdeling. Dankzij de connector kunnen we onze facturen nu ook op deze multifunctionals scannen. Dat scheelde niet alleen één apparaat, ze scannen ook beduidend sneller en hebben een prettigere werkhoogte. Bijkomend voordeel: als onze multifunctional onverhoopt uitvalt – wat maar zelden voorkomt – kunnen we direct op die van HRM verder scannen.”


Heldere workflow

Via de connector worden de gescande facturen naar TBlox doorgestuurd. Deze applicatie herkent de leverancier onder meer op basis van bankrekening-, BTW- en KvK-nummer, en biedt de facturen binnen enkele minuten aan op het scherm voor verdere verwerking. “Is er een order gekoppeld aan de factuur en komt het bedrag overeen met de inkoopbon, dan kunnen we de factuur meteen goedkeuren. Is er geen order aan gekoppeld, dan gaat de factuur elektronisch via de workflow naar de juiste budgethouder.” De budgethouder kan zijn goed te keuren facturen niet vergeten: “Dagelijks wordt hij per e-mail gewaarschuwd.”


Fikse tijdbesparing

Janssen liet onlangs uitrekenen hoeveel tijd er met de huidige factuurverwerking bespaard wordt. “Aan de ouderwetse, handmatig verwerkte factuur waren we tot voor kort nog zo’n 10 à 12 minuten kwijt. Door de digitale verwerking zitten we nu op zo’n 20 seconden. En dan heb ik het nog niet gehad over de tijd die we op de afdeling besparen, doordat budgethouders al hun facturen nu online kunnen inzien. Niemand komt hier nog om kopiefacturen vragen. En geen enkele factuur raakt er nog zoek.”


Elektronisch formaat

Hoewel Janssen en zijn afdeling bijzonder tevreden zijn over de huidige oplossing, blijven ze innoveren. “We zijn druk doende om de leveranciers zover te krijgen om hun facturen elektronisch aan te leveren. Dan heb ik het niet over een factuur in PDF-, maar in UBL/XML formaat. Omdat we de verwerking dan tot op veldniveau kunnen inregelen, hoeven we er op onze afdeling minder administratieve handelingen voor te plegen. Daarmee realiseren we opnieuw een enorme efficiencyslag. Maar of alles ooit 100% elektronisch kan? Je moet een doel hebben. Gelukkig hebben we een goede scanoplossing.”