Visser & Visser optimaliseert processen met documentoplossing Konica Minolta

Visser & Visser optimaliseert processen met documentoplossing Konica Minolta

Visser & Visser optimaliseert processen met documentoplossing Konica Minolta

Met negen vestigingen en meer dan tweehonderd medewerkers is Visser & Visser een accountantskantoor van belang voor het MKB in Midden-Nederland. Waar de branche de omzet sinds 2008 ziet krimpen, is Visser & Visser nog flink gegroeid. Hoofd Automatisering Aart in ’t Veld legt uit: “Al meer dan tien jaar zijn we bezig om onze processen vergaand te automatiseren. Hierdoor komen we in prijs en kwaliteit gunstig naar voren.” De meest recente digitaliseringsstap werd samen met Konica Minolta gezet: “De gewenste extra functionaliteit binnen de documentoplossing levert per maand zeker het viervoudige op van wat het kost.”


Volgens In ’t Veld is het voor accountantskantoren niet eenvoudig om zich te onderscheiden in de markt als het gaat om de traditionele diensten: “Een jaarrekening is een jaarrekening en een aangifte is een aangifte. Daar maak je niet echt het verschil in – behalve door het op tijd en goed te doen en tegen een gunstige prijs. Het nieuwe project met Konica Minolta paste daar heel mooi in.”


Minder processtappen, meer tijd voor de klant

Tot voor kort werden papieren documenten bij Visser & Visser nog gescand naar e-mail en handmatig op klantnummer in het archief gezet. “Nu is het zo dat de medewerker direct op het display van het systeem aangeeft om welke klant het gaat en om welk jaar. Met één druk op de knop vindt het document zijn weg naar het juiste digitale dossier. De winst zit ‘m niet alleen in dat er één processtap minder is, maar dat er ook minder fouten worden gemaakt. Daarbij komt ook nog eens dat gescande documenten nu als doorzoekbare PDF worden opgeslagen. Zo kunnen we de documenten altijd weer makkelijk terugvinden.”

In ’t Veld: “De ervaring van de afgelopen tien jaar leert dat processen steeds soepeler lopen als er stappen tussenuit worden gehaald. Die tijd kun je dan besteden aan activiteiten waar de klant meer aan heeft, zonder dat het hem extra geld kost.”


Proof of concept

Bij de keuze voor de nieuwe documentoplossing ging Visser & Visser niet over één nacht ijs. Verschillende partijen werden uitgenodigd voor de offerteronde. Dat Konica Minolta als bestaande partner niet mocht ontbreken, was voor In ’t Veld meteen duidelijk. “Medewerkers waren tevreden over die systemen. De kwaliteit was goed, het aantal problemen daardoor beperkt en als er toch wat aan de hand was, werd het snel en goed verholpen.”

Met een goede prijs-kwaliteitverhouding, volledige invulling van de gewenste functionaliteit en een grote flexibiliteit in de overeenkomst, lag de hernieuwde keuze voor Konica Minolta voor de hand. Een ‘proof of concept’ vormde de laatste check. “Om te voorkomen dat we een dik contract moesten opstellen met alle technische details, hebben we gezegd: laat maar zien wat je kan. Cruciale punten zoals het scannen naar CaseWare, AFAS Profit en Newviews, wilden we graag werkend zien. Hierbij is vooral veel aandacht besteed aan een eenvoudige en gebruiksvriendelijke werkwijze.”


Scherp op kwaliteit

Tot de opdracht van Visser & Visser behoorde ook het samenvoegen van de papieren en digitale papierstromen: “Soms wil de klant een digitaal document graag op papier met handtekening ontvangen. Ons secretariaat maakte daar tot voor kort twee documenten voor aan. Eén zonder logo’s en adresgegevens om af te drukken op huisstijlpapier, en één mét gegevens voor digitaal gebruik. In de nieuwe situatie hebben we geen huisstijlpapier meer, maar printen we alles op de Konica Minolta-systemen. Toen ik bij vier collega’s de prints van Konica Minolta en het huisstijlpapier naast elkaar legde, zagen ze namelijk geen verschil. Onze organisatie is gewoon erg scherp op kwaliteit. Als iets minder kwalitatief is, dan gaan ze echt klagen. En dat gaan ze met deze oplossing zeker niet doen.”


Redenen om te kiezen voor Konica Minolta:

  • Scherpste prijs-kwaliteitverhouding
  • Volledigheid van de gewenste functionaliteit
  • Meeste flexibiliteit in de overeenkomst
  • Uitstekende ervaring met kwaliteit van eerdere systemen
  • Beste afdrukkwaliteit

Greta-Spauda.png

''Wij hebben een trotse traditie in het handhaven van het hoogste niveau van drukwerkkwaliteit. Daarom hebben onze klanten wellicht geen verandering gemerkt in wat ze van ons hebben ontvangen. ''

Rapolas Danilevičius

Managing Director

Meer lezen

Grafico-Quote-(2).png


''De AccurioPress C6085 is een van de beste investeringen die ik ooit heb gedaan. Hij is betrouwbaar, eenvoudig te gebruiken en de IQ-501 Intelligent Quality Care is een must voor deze machine''

Pedro Batista

Eigenaar, Ligrate-Atelier Gráfico

Meer lezen

Bantorget-Grafiska-(1).png

''Teamexpertise garandeert een hoge return-on-investment voor Bantorget Grafiska''




Peter Forsström

CEO, Bantorget Grafiska

Meer lezen