De totale uitrol verliep snel, soepel en perfect gecoördineerd

De totale uitrol verliep snel, soepel en perfect gecoördineerd

De totale uitrol verliep snel, soepel en perfect gecoördineerd

HLB Van Daal & Partners, één van de grotere accountants- en belastingadvieskantoren in Brabant, werkte al een tijdje met een minder goed beheerbaar printerpark. Na een tip om onderhoud, beheer en inkoop van supplies uit te besteden en zo tijd en geld te besparen, vroeg general manager Ton Janssen drie printleveranciers om een passend voorstel te doen. Konica Minolta kwam met dé oplossing.



HLB is één van de grotere internationale netwerken van accountantsorganisaties, met 450 autonome kantoren in meer dan 100 landen. Janssen: “In Nederland hebben we een netwerk van 20 vestigingen, onder de vlag van vijf HLB-kantoren. Drie daarvan zijn aangesloten bij het HLB Shared Service Center, om optimaal samen te werken en voordelen te behalen op het gebied van ICT”, legt Janssen uit.


Vanwege de verspreiding was het printerpark moeilijk te beheren. De diverse HLB-kantoren kochten zelf de supplies in en het HLB Shared Service Center moest voor elf locaties de storingen verhelpen. “Daardoor was er weinig inzicht in wat er waar en met welke volumes werd geprint”, vult Janssen aan. “Dus toen de tip van een leverancier kwam om geld en tijd te besparen op onderhoud en beheer, zijn we dat gaan uitzoeken.”


Een partij met gezond verstand

HLB Van Daal & Partners werkte al jaren samen met Konica Minolta en Janssen legde zijn wensen voor aan de Account Manager. Hij kwam in die periode net langs met een fruitmand en de vraag: hoe gezond zijn uw documentstromen? Het fruit refereerde aan een specifiek onderwerp. Zo stonden de bananen voor het nooit meer uitglijden over serviceafspraken van leveranciers en de kiwi’s voor een vitamineboost. Janssen: “Met deze ludieke actie bood hij ons zes maanden gratis volledige monitoring aan van onze documentstromen d.m.v. OPS Monitoring. Daarmee zou inzichtelijk worden waar wij kosten konden besparen en hoe we ons printerpark efficiënter konden inrichten.”


Janssen is erg enthousiast over OPS Monitoring en wilde daarnaast een structurele oplossing voor het printerpark. Naast Konica Minolta deden ook twee andere leveranciers hiervoor een voorstel. “De opdracht die we meegaven was vierledig. Ten eerste wilden we beheer en onderhoud van de systemen volledig uitbesteden. Daarnaast zochten we naar een goede kwaliteit printers met professionele en snelle afdrukmogelijkheden. Ook moest de toe te passen printerdriver geschikt zijn voor Citrix. Tot slot wilden we de kosten, inclusief afschrijvingskosten en gewerkte uren, omlaag brengen.”


Overzichtelijk door slechts twee typen printers

Uiteindelijk viel de keuze op Konica Minolta. Niet alleen hadden zij als vaste leverancier een streepje voor, ook de prijs-kwaliteitverhouding was gunstig. “We wisten wat we in huis haalden. We zijn altijd tevreden geweest over onze systemen en ook de service is optimaal”, aldus Janssen. Konica Minolta stelde voor het vervangingstraject een projectleider aan. Samen met het HLB Shared Service Center werd vervolgens een plan van aanpak opgesteld. “We zijn begonnen met een scan van ons hele printerpark”, vertelt Janssen. ”Er bleken zo’n vijftien verschillende typen printers te staan. Vereiste was dat we dat aantal sterk gingen beperken.” Konica Minolta stelde voor het hele printerpark in te richten met bizhubs 20p en - voor het zwaardere werk - bizhubs 40p. Dit maakte het geheel overzichtelijk en was bovendien handig omdat maar een paar printerdrivers hoefden te worden geïnstalleerd. “Zeker met Citrix is dat ideaal, want dan komt het nogal nauw”, legt Janssen uit. “Bovendien is het hebben van maar twee typen printers kostenefficiënter. Ook is onderhoud en beheer met OPS Monitoring en OPS Core (het automatisch doorgeven van tellerstanden en storingen en het automatisch uitleveren van toners) vervolgens makkelijk te sturen.”


Uitrol in vijf dagen op acht locaties

Van beide typen bizhubs kwamen testmodellen op locatie te staan. Volgens Janssen waren de gebruikers erg te spreken over de nieuwe printers. De definitieve uitrol was volgens Janssen ‘een goed voorbereide actie’. “In een paar dagen tijd zijn alle acht kantoren van HLB Van Daal & Partners van nieuwe systemen voorzien. Het logistieke gedeelte van afleveren, uitpakken en op de juiste plaats zetten, kostte twee dagen. Daarna konden in slechts drie dagen alle printers worden geïnstalleerd, mede doordat HLB Shared Service Center alle IP-adressen en dergelijke al had doorgegeven. Ook waren de printerdrivers alvast geïnstalleerd en printernamen aangemaakt.” De servicedesk van het HLB Shared Service Center fungeerde als aanspreekpunt en coördineerde de uitrol samen met de projectleider van Konica Minolta.


Goede ‘testcase’

Het is de bedoeling dat op termijn ook de andere HLB-kantoren die zijn aangesloten bij het HLB Shared Service Center -HLB Nannen en HLB Den Hartog- hun printerpark vervangen. Volgens Janssen is Konica Minolta in ieder geval geslaagd voor dit eerste traject. “De printers staan er nog maar kort, maar ik krijg geen klachten en er zijn geen storingen. OPS Core moet zich nog bewijzen. Vanaf nu worden de tellerstanden bijgehouden en de bijbehorende printkosten kunnen we straks verrekenen met de verschillende kantoren. Ook is het een verademing dat we geen voorraad supplies op kantoor hoeven te hebben, maar dat alles automatisch wordt aangevuld. En een storing wordt vanzelf opgelost. We zijn hierdoor echt ontlast en besparen aanzienlijk op tijd en geld.”

Greta-Spauda.png

''Wij hebben een trotse traditie in het handhaven van het hoogste niveau van drukwerkkwaliteit. Daarom hebben onze klanten wellicht geen verandering gemerkt in wat ze van ons hebben ontvangen. ''

Rapolas Danilevičius

Managing Director

Meer lezen

Grafico-Quote-(2).png


''De AccurioPress C6085 is een van de beste investeringen die ik ooit heb gedaan. Hij is betrouwbaar, eenvoudig te gebruiken en de IQ-501 Intelligent Quality Care is een must voor deze machine''

Pedro Batista

Eigenaar, Ligrate-Atelier Gráfico

Meer lezen

Bantorget-Grafiska-(1).png

''Teamexpertise garandeert een hoge return-on-investment voor Bantorget Grafiska''




Peter Forsström

CEO, Bantorget Grafiska

Meer lezen