Welke impact heeft thuiswerken op de productiviteit?

Mijn oog viel op een werkplekonderzoek van Engine Insights/Smartsheet tijdens de eerste lockdown, waaruit blijkt dat 89% van Generatie Z (geboren tussen 1997 en 2012) en 91% van de Millenials (geboren tussen 1981-1996) stellen dat ze moeilijkheden ondervinden bij het thuiswerken. Een groot deel van deze generatie rapporteert ook dat ze zich minder geconnecteerd voelt met haar team en minder goed geïnformeerd is over wat er binnen haar bedrijf gebeurt.

Uit de studie blijkt ook dat communicatie een uitdaging vormt voor jongere werknemers. Zelfs met de explosie van videoconferenties zegt bijna de helft van de Generatie Z (48%) en Millennials (46%) dat de communicatie met collega's moeilijk is geworden, met slechts 35% van Generatie X (geboren tussen 1956 en 1970) en 36% van de Babyboomers (geboren tussen 1941 en 1955) die hetzelfde gevoel hebben.

Generatie Z is de eerste generatie die volledig opgegroeid is in de digitale wereld en zij weet als geen ander haar weg online te vinden. Desondanks verkiest ze face-to-face vergaderen over digitale alternatieven. Videoconferenties zouden haar productiviteit juist belemmeren in plaats van te helpen, met een opvallende 61% van de Gen-Z en 57% van de Millennials die zeggen dat de tijd die ze besteden aan dagelijkse videogesprekken hun werk in de weg staat. Oudere werknemers daarentegen hebben hier minder last van, met slechts 35% van de Gen-X en 26% van de Boomers die hetzelfde melden.
 

Communicatie is key
Hoe kan een bedrijf hier het best mee omgaan om dit te voorkomen? Door bijvoorbeeld het inplannen van een vaste videocall met het team. Dit zorgt ervoor dat medewerkers zich betrokken voelen bij het bedrijf en elkaar. Door het thuiswerken mist men immers de sociale contactmomenten met de collega’s, maar socializen blijft belangrijk.

Op kantoor neemt men ook geregeld een korte pauze, maar wanneer men thuiswerkt wordt er vaak in één stuk doorgewerkt. Toch is het belangrijk dit thuis ook te doen, idealiter om de 90 minuten. Hierdoor verhoogt niet alleen de concentratie, maar ook de productiviteit en creativiteit.

In tijden van transformatie is interne communicatie de lijm die het bedrijf samenhoudt. Zorg voor een goed en up-to-date intranet. Het zorgt er niet alleen voor dat men weet wat er reilt en zeilt binnen het bedrijf, maar het creëert ook verbondenheid tussen de medewerkers. Daarnaast zijn goede collaboration tools onontbeerlijk. Sociale intranetten, zoals Yammer, gaan een stapje verder in het verhogen van de samenwerking onder teams, afdelingen en locaties. Alle medewerkers kunnen immers berichten plaatsen, reageren op andere collega’s en groepen aanmaken over een bepaald onderwerp.
 

Thuiswerken de norm?
Ondertussen gaan heel wat werknemers terug enkele dagen per week naar kantoor en is ‘hybride’ werken het nieuwe normaal: gedeeltelijk thuis en op kantoor, waarbij thuiswerken de bovenhand heeft. Ook wij hebben grote inspanningen geleverd om onze kantoren in Diegem en Hoofddorp corona-proof te maken. In de wandelgangen hoor ik dat collega’s het fijn vinden elkaar terug te zien en dat de switch van omgeving hen deugd doet. Bij langdurig thuiswerken vervagen de grenzen tussen werk en privé. Langer en meer werken kan aanvankelijk de productiviteit verhogen, maar zal op langere termijn resulteren in meer stress en zelfs uitval van medewerkers. Het is daarom belangrijk dat er genoeg aandacht blijft voor het kantoor en de inrichting. Denk bijvoorbeeld aan de verlichting. In veel kantoren maakt men gebruik van ‘smart lights’ waarbij de verlichting uitgaat wanneer er geen beweging meer is. Gezellig is het niet wanneer je als laatste op kantoor blijft en de verlichting overal uitdooft. De vraag naar slimme kantoorgebouwen, uitgerust met de nieuwste digitale technologieën, zal ongetwijfeld toenemen.

De situatie in België en Nederland is jammer genoeg weer aan het verslechteren. In Nederland dient iedereen de komende drie weken thuis te werken, om zo de verspreiding van het virus tegen te gaan. Eén ding is zeker, na de pandemie zal niets nog hetzelfde zijn. De trend van werken op afstand is versneld. Volgens Jo Caudron, digitaal ondernemer, zullen we ook na corona minder naar kantoor blijven gaan. Hij stelt dat hoe langer de situatie duurt, hoe meer werkgevers en werknemers zullen beseffen dat we dit niet zomaar kunnen terugdraaien. Wanneer we samenkomen op kantoor zal sociaal contact op de eerste plaats staan, boven productiviteit. Maar veel thuiswerken zoals nu is ook geen optie, want dan zouden we het sociaal contact te veel missen. Hier ben ik het volledig mee eens, samenkomen is een must. Sociale verbinding is en blijft heel belangrijk. Daarnaast doet samenkomen ook wonderen voor de creativiteit. Innovatie ontstaat wanneer mensen samenkomen, brainstormen en elkaar uitdagen. Het zal zaak zijn een goede balans te vinden!